Điện thoại di động nhập khẩu để bán ở Việt Nam phải được tổ chức chứng nhận đánh giá đạt quy chuẩn kỹ thuật, sau đó doanh nghiệp công bố hợp quy và gắn dấu hợp quy rồi mới được đưa ra thị trường. Đây là nhóm thiết bị đầu cuối di động, xưa nay luôn nằm ở phần phải chứng nhận của danh mục ngành viễn thông.
Bài này viết cho người nhập một hoặc vài mã điện thoại, kể cả điện thoại phổ thông giá thấp, máy tính bảng có SIM, điện thoại cho người lớn tuổi. Ngoài thủ tục, bài nhắc một rủi ro mới: máy không hỗ trợ đúng công nghệ mạng đang chạy ở Việt Nam có thể đạt hợp quy mà vẫn khó bán.
Điện thoại phải đáp ứng những gì
Một chiếc điện thoại hiện đại là nhiều thiết bị phát sóng trong một vỏ: phần di động 4G hoặc 5G, Wi-Fi, Bluetooth, có khi thêm NFC. Vì thế hồ sơ đo của nó thường dài nhất trong các mặt hàng tiêu dùng. Nhóm chỉ tiêu chính gồm: chỉ tiêu vô tuyến cho từng công nghệ di động và từng băng tần máy hỗ trợ, chỉ tiêu cho các phần phát cự ly ngắn, chỉ tiêu tương thích điện từ, và tuỳ quy định hiện hành là chỉ tiêu về mức hấp thụ năng lượng sóng của cơ thể và an toàn của bộ sạc đi kèm.
Bộ sạc và pin bán kèm có thể thuộc danh mục của ngành khác. Bộ sạc là thiết bị điện dùng nguồn lưới nên hay bị xét theo quy chuẩn an toàn điện và tương thích điện từ của nhóm điện – điện tử; pin lithium cũng có quy chuẩn riêng. Khi lập kế hoạch, bạn nên liệt kê từng món trong hộp và hỏi xem món nào cần giấy tờ riêng, thay vì cho rằng giấy chứng nhận của điện thoại đã phủ hết.
Ngoài quy chuẩn, hãy kiểm máy có chạy đúng mạng Việt Nam không. Các nhà mạng đã dừng phục vụ máy chỉ hỗ trợ 2G theo lộ trình từ nửa cuối năm 2024 và đang dần thu hẹp mạng cũ. Một lô máy phổ thông nhập rẻ mà không hỗ trợ 4G có thoại qua 4G có thể gặp khó khi người mua cắm SIM. Đối chiếu danh sách băng tần, công nghệ của nhà mạng trước khi chốt mẫu.
Hồ sơ thường phải chuẩn bị
Thành phần cụ thể do tổ chức chứng nhận và văn bản hiện hành quy định; bảng dưới là bộ khung mà gần như hồ sơ nào cũng có, giúp bạn xin nhà sản xuất từ sớm:
| Thành phần | Lấy từ đâu | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp nhập khẩu | Chính doanh nghiệp | Ngành nghề đăng ký không có mua bán thiết bị viễn thông |
| Đơn đề nghị chứng nhận | Mẫu của tổ chức chứng nhận | Ghi tên kiểu loại không khớp tên trên thân máy |
| Tài liệu kỹ thuật: thông số, băng tần, công suất | Nhà sản xuất | Bảng thông số kiểu tiếp thị, thiếu băng tần cụ thể |
| Ảnh chụp thiết bị trong và ngoài | Nhà sản xuất hoặc tự chụp | Ảnh không cho thấy vị trí ăng-ten, mô-đun phát |
| Mẫu thử | Gửi từ lô hàng hoặc mẫu kỹ thuật | Mẫu không có chế độ thử, phòng đo không ép được công suất |
| Kết quả đo | Phòng thử nghiệm được chỉ định hoặc thừa nhận | Dùng báo cáo nước ngoài từ phòng không được thừa nhận |
| Chứng từ lô hàng nếu chứng nhận theo lô | Hợp đồng, hoá đơn, vận đơn, tờ khai | Số lượng trên chứng từ lệch số lượng xin chứng nhận |
Tài liệu tiếng nước ngoài thường phải kèm bản dịch hoặc bản tóm tắt tiếng Việt cho các phần quan trọng. Hỏi rõ yêu cầu dịch thuật trước, vì đây là phần tốn thời gian nhiều mà ít ai tính.
Các bước từ lúc đặt hàng đến khi bán
Trình tự dưới đây là khung chung; cách nộp, nơi nộp và thời hạn xử lý theo văn bản hiện hành, bạn kiểm lại với tổ chức chứng nhận trước khi bắt đầu.
- Chốt kiểu loại và xin bộ tài liệu kỹ thuật ngay trong hợp đồng mua hàng, ghi rõ nhà sản xuất phải cung cấp mẫu thử có chế độ đo và tài liệu băng tần.
- Gửi mẫu tới phòng thử nghiệm và đăng ký đo theo danh sách quy chuẩn đã xác định. Nếu có báo cáo đo nước ngoài, hỏi trước xem có được dùng lại một phần không.
- Nhận kết quả đo, đọc kỹ từng chỉ tiêu. Chỉ tiêu nào "không đạt" hoặc "không đo được" phải xử lý với nhà sản xuất trước khi đi tiếp.
- Nộp hồ sơ đề nghị chứng nhận cho tổ chức chứng nhận được chỉ định, theo phương thức phù hợp: chứng nhận cho kiểu loại hay cho từng lô.
- Nhận giấy chứng nhận hợp quy và kiểm tên doanh nghiệp, tên kiểu loại, hãng sản xuất, thời hạn.
- Làm thủ tục công bố hợp quy với cơ quan quản lý chuyên ngành thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ theo cách nộp hiện hành, nhận xác nhận đã công bố.
- Gắn dấu hợp quy lên sản phẩm, bao bì hoặc tài liệu kèm theo theo đúng quy định, rồi mới phân phối.
- Lưu hồ sơ bản gốc, bản điện tử ở nơi người phụ trách chất lượng truy cập được.
Với hàng nhập khẩu, khâu thông quan có thể đòi giấy chứng nhận hoặc cho phép bổ sung sau, tuỳ cơ chế kiểm tra hiện hành của nhóm hàng. Hỏi đại lý hải quan và kiểm trên Cổng thông tin một cửa quốc gia để biết lô của bạn cần nộp gì ở thời điểm mở tờ khai.
Chứng nhận theo kiểu loại hay theo lô
Theo kiểu loại. Phù hợp khi bạn nhập một mã điện thoại đều đặn nhiều lô. Giấy chứng nhận dùng cho kiểu loại đó trong thời hạn, mỗi lô sau không phải đo lại từ đầu, nhưng thường kèm điều kiện về hệ thống quản lý chất lượng của nhà sản xuất hoặc giám sát định kỳ.
Theo lô. Phù hợp khi nhập một lần, số lượng giới hạn, hoặc hàng thử thị trường. Giấy chỉ dùng cho đúng lô ghi trên giấy; lô sau muốn bán phải làm lại.
Cách chọn. Tính tổng số lô dự kiến trong một hai năm. Nếu chỉ một hai lô, theo lô thường đơn giản hơn. Nếu nhập đều, theo kiểu loại tiết kiệm thời gian về sau. Tổ chức chứng nhận sẽ tư vấn phương thức họ được phép áp dụng cho nhóm hàng.
Đổi nhà máy, đổi phiên bản. Cùng tên thương mại nhưng sản xuất ở nhà máy khác hoặc khác phiên bản phần cứng có thể bị coi là kiểu loại khác. Ghi rõ nhà máy và phiên bản trong hợp đồng mua để tránh bất ngờ.
Đặt máy mang thương hiệu riêng: ai đứng tên, ai chịu trách nhiệm
Nhiều doanh nghiệp Việt Nam không nhập máy của một hãng có sẵn mà đặt nhà máy nước ngoài sản xuất điện thoại phổ thông, điện thoại cho người lớn tuổi hoặc máy tính bảng mang thương hiệu của mình. Về hợp quy, người đưa hàng ra thị trường Việt Nam, tức doanh nghiệp đặt hàng và nhập khẩu, là người đứng tên chứng nhận và công bố. Nhà máy chỉ là nơi sản xuất được ghi trong hồ sơ.
Cách làm này có hai cái bẫy. Bẫy thứ nhất là tài liệu: nhà máy gia công thường quen làm hồ sơ cho thị trường khác, không có sẵn thông tin theo đúng yêu cầu của Việt Nam, và không muốn cung cấp sơ đồ bố trí ăng-ten hay chế độ thử nếu hợp đồng không ghi. Bẫy thứ hai là thay đổi âm thầm: giữa hai đợt sản xuất, nhà máy đổi chip vô tuyến vì thiếu hàng mà không báo, trong khi tên kiểu loại giữ nguyên.
Cách phòng là đưa vào hợp đồng gia công ba điều khoản: nhà máy cung cấp đủ tài liệu kỹ thuật và mẫu có chế độ thử theo danh sách bạn gửi; mọi thay đổi linh kiện liên quan tới phần phát sóng phải báo trước bằng văn bản; bạn được quyền lấy mẫu ngẫu nhiên ở mỗi đợt hàng để đối chiếu. Thêm một điều khoản phân chia chi phí nếu phải đo lại do nhà máy đổi thiết kế. Những điều khoản này rẻ hơn nhiều so với một lô hàng bị giữ lại ở cảng.
Năm lý do lô điện thoại hay bị kẹt
Từ kinh nghiệm thường gặp ở các doanh nghiệp nhập lần đầu, đây là những chỗ làm chậm cả lô hàng nhiều tuần:
- Mẫu thử không có chế độ đo. Phòng thử nghiệm cần ép máy phát liên tục ở từng băng tần. Máy bán lẻ thường không làm được việc này nếu nhà sản xuất không cung cấp phần mềm hoặc mã thử.
- Băng tần trên giấy lệch với máy thật. Bảng thông số ghi một danh sách, máy đo ra danh sách khác; tổ chức chứng nhận sẽ dừng hồ sơ cho tới khi giải trình xong.
- Tên kiểu loại không thống nhất. Thân máy ghi một mã, hộp ghi mã khác, hoá đơn ghi tên thương mại. Hãy thống nhất một mã dùng xuyên suốt.
- Quên phụ kiện. Điện thoại có giấy nhưng bộ sạc kèm theo chưa có giấy tờ theo danh mục của nó.
- Hàng về trước, giấy tờ đi sau. Không chuẩn bị gì cho tới khi tàu cập cảng thì chi phí lưu kho, lưu bãi cộng dồn từng ngày.
Sau khi đã bán: những việc vẫn phải giữ
Hợp quy không kết thúc ở ngày nhận giấy. Trong suốt thời gian máy còn lưu thông, bạn chịu trách nhiệm rằng hàng bán ra giống mẫu đã được đánh giá. Nếu nhà sản xuất âm thầm đổi linh kiện vô tuyến giữa chừng, rủi ro thuộc về người công bố. Cách tự bảo vệ là ghi điều khoản báo trước mọi thay đổi phần cứng trong hợp đồng mua và định kỳ so một máy ngẫu nhiên với ảnh trong hồ sơ.
Cơ quan quản lý và cơ quan kiểm tra thị trường có thể lấy mẫu ở cửa hàng, kho hoặc trên sàn thương mại điện tử. Khi đó bạn cần xuất trình giấy chứng nhận, bản công bố và chứng từ nguồn gốc. Nếu mẫu lấy về không đạt, doanh nghiệp có quyền được biết kết quả, giải trình và đề nghị thử lại theo thủ tục. Trường hợp bị yêu cầu tạm dừng lưu thông hoặc thu hồi, nên hỏi luật sư hoặc người làm nghề có kinh nghiệm trước khi gửi văn bản trả lời.
Với bên bán lẻ nhận hàng từ bạn, hãy chủ động gửi bản sao giấy tờ hợp quy kèm hoá đơn. Họ cần giấy đó khi bị kiểm tra, và việc bạn cấp sẵn giúp giữ uy tín nguồn hàng.
Câu hỏi thường gặp
Điện thoại xách tay mang về dùng cá nhân có phải hợp quy không?
Thiết bị mang theo người để dùng cá nhân, trong định mức hành lý, thường không phải làm thủ tục hợp quy như hàng kinh doanh. Nhưng nếu mang nhiều máy về để bán thì đó là hàng hoá kinh doanh và phải làm đủ thủ tục. Kiểm quy định hành lý hiện hành trước chuyến đi.
Máy tính bảng không có khe SIM có cần chứng nhận như điện thoại không?
Máy tính bảng chỉ có Wi-Fi và Bluetooth không phải thiết bị đầu cuối di động, nhưng phần phát cự ly ngắn vẫn phải xét theo danh mục hiện hành. Thủ tục có thể nhẹ hơn, cần tra đúng mục trong danh mục và hỏi tổ chức chứng nhận.
Đã có giấy chứng nhận ở nước khác thì có được miễn đo ở Việt Nam không?
Không được miễn tự động. Một phần kết quả đo của phòng thử nghiệm nước ngoài có thể được chấp nhận nếu phòng đó được thừa nhận theo thoả thuận công nhận lẫn nhau hoặc được chỉ định. Các chỉ tiêu riêng của Việt Nam vẫn phải đo bổ sung.
Cập nhật phần mềm có làm mất hiệu lực chứng nhận không?
Cập nhật thông thường về giao diện, ứng dụng không ảnh hưởng. Cập nhật làm thay đổi băng tần hỗ trợ, công suất phát hoặc mở thêm công nghệ vô tuyến có thể biến máy thành cấu hình khác với mẫu đã đánh giá. Hỏi tổ chức chứng nhận khi nhà sản xuất có bản cập nhật như vậy.
Người bán lẻ mua điện thoại từ đại lý có phải tự làm hợp quy không?
Không. Nghĩa vụ chứng nhận và công bố thuộc người nhập khẩu hoặc sản xuất. Người bán lẻ cần giữ chứng từ nguồn gốc và bản sao giấy tờ hợp quy để xuất trình khi bị kiểm tra, đồng thời không bán hàng không rõ nguồn.
Có bắt buộc gắn dấu hợp quy trên thân máy không?
Quy định về vị trí gắn dấu cho phép linh hoạt giữa thân máy, bao bì hoặc tài liệu kèm theo tuỳ đặc điểm sản phẩm, và dấu điện tử trên màn hình cũng được dùng ở một số thị trường. Kiểm cách gắn đang được chấp nhận với cơ quan quản lý trước khi in bao bì.