Phần lớn QCVN theo một bố cục quen thuộc: quy định chung, quy định kỹ thuật, phương pháp thử, quy định về quản lý, trách nhiệm của tổ chức cá nhân, tổ chức thực hiện, rồi các phụ lục. Người mới đọc từ trang đầu tới trang cuối thường mệt ở phần phương pháp thử và bỏ cuộc trước khi tới phần quan trọng nhất với mình: quy định về quản lý.
Bài này chia 15 phút thành từng chặng, mỗi chặng trả lời một câu hỏi cụ thể. Mục tiêu không phải hiểu hết quy chuẩn, mà là sau 15 phút bạn biết: hàng của mình có nằm trong phạm vi không, phải đạt những chỉ tiêu nào, phải chứng minh bằng cách nào, và từ khi nào. Phần kỹ thuật sâu thì để phòng thử nghiệm và tổ chức chứng nhận đọc cùng bạn.
QCVN khác TCVN ở đâu, nói ngắn
QCVN là quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, bắt buộc áp dụng với đối tượng thuộc phạm vi của nó. TCVN là tiêu chuẩn quốc gia, áp dụng tự nguyện; doanh nghiệp chọn áp dụng để chứng minh chất lượng hoặc theo yêu cầu của khách hàng. Hai loại văn bản liên quan nhau ở một điểm quan trọng: QCVN rất hay viện dẫn TCVN, nhất là trong phần phương pháp thử. Khi đó phần TCVN được viện dẫn trở thành bắt buộc trong phạm vi quy chuẩn đó.
Vì vậy, đọc QCVN thường kéo theo việc mở thêm vài TCVN. Người mới không cần mở ngay; chỉ cần ghi lại danh sách TCVN được viện dẫn, vì phòng thử nghiệm sẽ cần biết và có khi bạn phải mua toàn văn để hiểu chỉ tiêu. Phần phân biệt hợp chuẩn và hợp quy chi tiết hơn bạn có thể đọc ở các bài chuyên về chứng nhận; ở đây chỉ cần nhớ: QCVN là thứ bắt buộc, và nó là cái bạn đang cầm trên tay.
Lịch đọc 15 phút
Bảng chia thời gian dưới đây áp cho một QCVN cỡ vừa, khoảng hai đến bốn chục trang. Quy chuẩn dài hơn thì nhân thời gian lên, nhưng thứ tự vẫn giữ nguyên.
| Phút | Phần đọc | Câu hỏi cần trả lời | Ghi lại gì |
|---|---|---|---|
| 0–2 | Trang bìa, lời nói đầu | Mã đầy đủ là gì, thay thế bản nào, ai biên soạn | Mã, năm, bản bị thay thế |
| 2–5 | Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng, giải thích từ ngữ | Hàng của mình có nằm trong phạm vi không, có bị loại trừ không | Kết luận và câu trích ngắn |
| 5–9 | Quy định kỹ thuật | Phải đạt những chỉ tiêu gì, mức giới hạn bao nhiêu | Danh sách chỉ tiêu chính |
| 9–10 | Phương pháp thử | Thử theo tiêu chuẩn nào | Danh sách TCVN, tiêu chuẩn quốc tế được viện dẫn |
| 10–13 | Quy định về quản lý | Chứng nhận hay tự đánh giá, phương thức nào, có dấu và nhãn gì | Cách chứng minh, yêu cầu ghi nhãn |
| 13–14 | Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân | Người sản xuất, nhập khẩu, bán hàng phải làm gì | Nghĩa vụ của vị trí mình |
| 14–15 | Tổ chức thực hiện, điều khoản chuyển tiếp | Áp dụng từ khi nào, giấy tờ theo bản cũ dùng tới bao giờ | Các mốc ngày |
Tên các phần có thể khác đôi chút giữa các bộ ban hành, và có quy chuẩn gộp hoặc tách phần. Nếu không thấy tên phần như trong bảng, tìm theo nội dung: phần nào nói về chứng nhận và công bố thì đó là phần quản lý.
Phạm vi và giải thích từ ngữ: chỗ quyết định có áp dụng hay không
Đọc phạm vi điều chỉnh từng chữ. Phạm vi thường liệt kê loại sản phẩm, đôi khi kèm ngưỡng kỹ thuật như điện áp danh định, công suất, độ tuổi sử dụng, kích thước. Hàng của bạn vượt ngưỡng hay dưới ngưỡng có thể làm thay đổi hoàn toàn kết luận.
Phần loại trừ ngắn nhưng nặng ký. Một hai câu kiểu "quy chuẩn này không áp dụng cho…" có thể loại hàng mẫu, hàng chuyên dùng, hàng dành cho mục đích công nghiệp. Đọc chậm phần này, ghi lại nếu hàng bạn có khả năng thuộc diện loại trừ.
Giải thích từ ngữ định nghĩa lại những chữ quen. Trong quy chuẩn, các chữ như "lô hàng", "kiểu sản phẩm", "mẫu điển hình" có nghĩa xác định, có khi khác cách hiểu thường ngày. Đọc định nghĩa trước khi đọc yêu cầu, vì yêu cầu dùng đúng các chữ đó.
Đối tượng áp dụng chỉ ra ai phải làm. Phần này thường nêu tổ chức, cá nhân sản xuất, nhập khẩu, kinh doanh và cơ quan quản lý. Nó giúp bạn biết vị trí của mình có nghĩa vụ trực tiếp hay chỉ nghĩa vụ kiểm tra nguồn hàng.
Quy định kỹ thuật và phương pháp thử: đọc để hỏi đúng, không để tự thử
Phần quy định kỹ thuật thường là các bảng chỉ tiêu: tên chỉ tiêu, mức yêu cầu, có khi kèm điều kiện. Ví dụ với vật liệu xây dựng, bảng có thể nêu cường độ, độ hút nước, hàm lượng một chất; với đồ chơi, có các yêu cầu về cơ lý, khả năng cháy, giới hạn một số nguyên tố. Bạn không cần thuộc từng con số; cần biết những chỉ tiêu nào áp vào hàng của mình, để khi nhận báo giá thử nghiệm thì đối chiếu được phòng thử nghiệm có thử đủ không.
Phần phương pháp thử phần lớn là viện dẫn: chỉ tiêu này thử theo TCVN nào, theo tiêu chuẩn quốc tế nào. Với người mới, đây là phần nên lướt. Việc của bạn chỉ là chép ra danh sách tiêu chuẩn được viện dẫn và gửi cho phòng thử nghiệm khi hỏi họ có năng lực thử không. Một phòng thử nghiệm có thể thử được chỉ tiêu này mà không thử được chỉ tiêu kia; hỏi theo danh sách giúp bạn biết có phải gửi mẫu tới hai nơi.
Nếu quy chuẩn có phụ lục về lấy mẫu, đọc kỹ hơn: phụ lục này nói lấy bao nhiêu mẫu, lấy thế nào, mỗi kiểu hay mỗi lô. Đây là chỗ ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí và thời gian, vì mẫu càng nhiều thì hàng mất để thử càng lớn.
Quy định về quản lý: phần quan trọng nhất với người mới
Hình thức chứng minh. Phần này nói rõ sản phẩm phải được chứng nhận hợp quy bởi tổ chức chứng nhận, hay được phép dựa vào kết quả tự đánh giá. Đây là câu quyết định bạn sẽ làm việc với ai.
Phương thức đánh giá được phép dùng. Quy chuẩn thường chỉ định một hoặc vài phương thức, ví dụ thử nghiệm mẫu điển hình kèm đánh giá quá trình sản xuất, hoặc thử nghiệm và đánh giá từng lô. Ghi lại phương thức được phép, rồi bàn với tổ chức chứng nhận cách nào hợp với nhịp sản xuất của bạn.
Yêu cầu về dấu và nhãn. Phần quản lý có thể yêu cầu gắn dấu hợp quy, ghi thêm thông tin trên nhãn hoặc tài liệu kèm theo như cảnh báo độ tuổi, cảnh báo an toàn. Những yêu cầu này cần đưa vào thiết kế bao bì sớm, vì in lại bao bì tốn hơn nhiều so với sửa trước.
Quan hệ với hàng nhập khẩu. Nhiều quy chuẩn có đoạn riêng về hàng nhập khẩu: phải đăng ký kiểm tra chất lượng khi nhập, được đưa hàng về bảo quản hay không, kết quả chứng nhận nộp lúc nào. Người nhập khẩu đọc kỹ đoạn này rồi đối chiếu với thủ tục ở cửa khẩu.
Năm lỗi đọc quy chuẩn người mới hay mắc
Đọc bản đã bị thay. Tải một tệp trên mạng, đọc kỹ, chuẩn bị hồ sơ theo đó, rồi mới biết đã có bản mới với chỉ tiêu khác. Trước khi đọc, luôn kiểm mã và năm của bản đang áp dụng, cùng các văn bản sửa đổi kèm theo.
Dừng ở phần kỹ thuật, bỏ qua phần quản lý. Phần chỉ tiêu nhiều số liệu nên dễ cuốn người đọc vào; tới lúc mệt thì bỏ qua phần quy định về quản lý, trong khi đó mới là phần nói bạn phải làm gì. Đọc theo lịch ở trên giúp tránh lỗi này.
Hiểu chữ theo nghĩa thường ngày. Chữ "lô", "kiểu", "mẫu" trong quy chuẩn có định nghĩa riêng. Hiểu "lô" là một chuyến xe hàng trong khi quy chuẩn định nghĩa theo cách khác có thể làm bạn lấy sai số mẫu hoặc khai sai phạm vi chứng nhận.
Tự kết luận đạt dựa trên thông số của nhà cung cấp. Bảng thông số trong catalogue không phải kết quả thử nghiệm theo phương pháp mà quy chuẩn yêu cầu. Nó chỉ giúp bạn đoán khả năng đạt, còn kết luận phải dựa vào phiếu kết quả của phòng thử nghiệm đủ điều kiện.
Đọc một mình rồi để đó. Ghi chú sau buổi đọc nên được chia cho người phụ trách mua hàng, thiết kế bao bì và kho. Mỗi bộ phận có một phần việc từ quy chuẩn: mua đúng nguyên liệu, in đúng nhãn, giữ đúng hồ sơ theo lô.
Tổ chức thực hiện và chuyển tiếp: những ngày cần ghi vào lịch
Phần cuối thường ngắn nhưng chứa các mốc ngày: quy chuẩn có hiệu lực từ ngày nào, bản cũ hết hiệu lực khi nào, giấy chứng nhận cấp theo bản cũ được dùng tới bao giờ, hàng sản xuất hoặc nhập khẩu trước một mốc được lưu thông tới khi nào. Với người đang có hàng trong kho, đây là phần có giá trị bằng tiền.
Ví dụ giả định: một xưởng gạch nhận được thông tin có bản quy chuẩn mới. Đọc phần chuyển tiếp, xưởng thấy giấy chứng nhận hiện có còn dùng được thêm một thời gian, nhưng hàng sản xuất sau mốc áp dụng phải đạt bản mới. Xưởng lên kế hoạch thử mẫu theo bản mới từ sớm, thay vì đợi tới khi giấy cũ hết hạn mới chạy.
Khi đã đọc xong 15 phút, gom các ghi chú lại thành một trang: mã quy chuẩn, kết luận phạm vi, danh sách chỉ tiêu chính, danh sách tiêu chuẩn viện dẫn, hình thức chứng minh, yêu cầu nhãn, các mốc ngày. Trang này là thứ bạn mang theo khi gặp tổ chức chứng nhận hoặc phòng thử nghiệm, và giúp buổi làm việc đầu tiên đi thẳng vào việc.
Câu hỏi thường gặp
Có cần đọc hết phần phương pháp thử không?
Với người kinh doanh thì không cần đọc sâu. Chỉ cần chép ra danh sách tiêu chuẩn được viện dẫn để hỏi phòng thử nghiệm có năng lực thử không. Phần kỹ thuật chi tiết là việc của kỹ thuật viên phòng thử nghiệm và tổ chức chứng nhận.
QCVN viện dẫn TCVN thì TCVN đó có bắt buộc không?
Phần được viện dẫn trở thành bắt buộc trong phạm vi quy chuẩn đó, thường là phương pháp thử hoặc một yêu cầu cụ thể. Phần còn lại của TCVN không vì vậy mà trở thành bắt buộc chung cho mọi mặt hàng.
Không tìm thấy phần quy định về quản lý trong QCVN thì sao?
Một số quy chuẩn gộp phần này vào chỗ khác hoặc đặt tên khác. Tìm theo nội dung có chữ chứng nhận, công bố, đánh giá sự phù hợp. Nếu vẫn không thấy, hỏi cơ quan quản lý ngành vì có thể cách quản lý được quy định ở văn bản ban hành kèm.
Đọc bản QCVN chụp trên mạng có tin được không?
Có thể dùng để hiểu sơ bộ, nhưng phải đối chiếu với văn bản gốc do cơ quan ban hành công bố. Bản chụp có thể thiếu trang, thiếu bản sửa đổi hoặc là bản đã bị thay. Khi làm hồ sơ, ghi đúng mã và năm của bản đang áp dụng.
Phụ lục trong QCVN có quan trọng không?
Có. Phụ lục thường chứa cách lấy mẫu, mẫu bản công bố, hình dấu hợp quy hoặc danh mục sản phẩm cụ thể. Phần lấy mẫu ảnh hưởng thẳng tới chi phí thử nghiệm, nên đọc kỹ hơn phần phương pháp thử.
Mất bao lâu để thật sự hiểu một QCVN?
Mười lăm phút đủ để biết các câu hỏi chính. Hiểu đủ sâu để tự chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật có thể mất vài buổi, tuỳ độ phức tạp, và thường cần trao đổi với phòng thử nghiệm. Lần thứ hai đọc quy chuẩn khác của cùng ngành sẽ nhanh hơn nhiều.