Với vật liệu xây dựng thuộc QCVN 16:2023/BXD, chứng nhận theo lô nghĩa là lấy mẫu và thử cho đúng một lô hàng cụ thể, giấy chỉ dùng cho lô đó; chứng nhận theo kiểu nghĩa là đánh giá một chủng loại sản phẩm của một nơi sản xuất, giấy dùng cho mọi lô cùng kiểu trong thời hạn hiệu lực, kèm giám sát định kỳ. Theo lô gọn cho chuyến hàng lẻ; theo kiểu có lợi khi bạn nhập hay sản xuất đều đặn.
Lựa chọn không hoàn toàn tự do: quy chuẩn ghi rõ phương thức nào được dùng cho hàng sản xuất trong nước và hàng nhập khẩu. Trong phạm vi được phép, quyết định đúng phụ thuộc số chuyến hàng mỗi năm, độ ổn định của nhà cung cấp và khả năng đón đoàn đánh giá vào nhà máy. Bài này giải thích từng phương án theo ngôn ngữ của người lên kế hoạch nhập hàng, không phải của người viết quy chuẩn.
Ba phương thức hay gặp với vật liệu xây dựng
Hệ thống đánh giá sự phù hợp ở Việt Nam có tám phương thức. Với vật liệu xây dựng, doanh nghiệp thường chỉ gặp ba phương thức dưới đây. Hiệu lực giấy và tần suất giám sát lấy theo quy định trong quy chuẩn và trên giấy chứng nhận cụ thể.
| Phương thức | Làm gì | Giấy dùng cho | Hợp với ai |
|---|---|---|---|
| Phương thức 1: thử mẫu điển hình | Lấy mẫu đại diện cho một kiểu sản phẩm, thử theo chỉ tiêu quy chuẩn; không đánh giá điều kiện sản xuất | Kiểu sản phẩm đã thử, có giới hạn và điều kiện theo quy chuẩn | Nhà nhập khẩu muốn thử nhanh một mặt hàng mới, khi quy chuẩn cho phép |
| Phương thức 5: thử mẫu điển hình và đánh giá quá trình sản xuất | Thử mẫu, đánh giá nhà máy về kiểm soát nguyên liệu, quy trình, thiết bị thử; sau đó giám sát định kỳ | Mọi lô cùng kiểu, cùng nơi sản xuất trong thời hạn | Nhà sản xuất trong nước; nhà nhập khẩu có nguồn hàng cố định từ một nhà máy |
| Phương thức 7: thử nghiệm, đánh giá lô | Lấy mẫu ngẫu nhiên từ chính lô hàng, thử và kết luận cho lô | Đúng lô đã lấy mẫu | Nhà nhập khẩu hàng lẻ, nguồn hàng thay đổi, lô đầu tiên của một nhà cung cấp mới |
Tên gọi "phương thức 1, 5, 7" lấy theo hệ thống đánh giá sự phù hợp chung. Chi tiết cách làm, cỡ mẫu và thời hạn với từng vật liệu, bạn đọc phần quản lý của QCVN 16:2023/BXD và hỏi tổ chức chứng nhận được chỉ định.
Chứng nhận theo lô: nhanh, rõ, nhưng lặp lại mỗi chuyến
Theo lô là phương án dễ hiểu nhất cho người mới nhập. Hàng về kho, tổ chức chứng nhận cử người đến lấy mẫu ngẫu nhiên từ lô, mang về phòng thử nghiệm, có kết quả thì cấp giấy cho lô. Không có ai sang nhà máy ở nước ngoài, không cần nhà cung cấp mở hồ sơ sản xuất. Với một chuyến gạch hay một chuyến kính đầu tiên của nhà cung cấp lạ, đây gần như là lựa chọn duy nhất hợp lý.
Cái giá là sự lặp lại. Mỗi lô là một lần lấy mẫu, một lần thử, một lần chờ kết quả, một lần công bố gắn với lô. Nếu bạn nhập mỗi tháng một chuyến, cả năm sẽ có mười hai bộ hồ sơ. Chi phí thử nghiệm, chi phí lưu kho trong thời gian chờ kết quả và công sức theo dõi cộng lại thường lớn hơn bạn tưởng lúc lập kế hoạch.
Một điểm hay bị bỏ qua: định nghĩa "lô" phải hiểu đúng như quy chuẩn và tiêu chuẩn lấy mẫu. Một container chứa hai loại gạch khác nhau về kích thước hay men có thể là hai lô. Ghép chung để lấy mẫu một lần là sai ngay từ đầu, và giấy chứng nhận sẽ không bao được phần còn lại.
Chứng nhận theo kiểu: một lần đánh giá, dùng cả chu kỳ
Theo kiểu có đánh giá quá trình sản xuất là cách nhà máy trong nước gần như luôn chọn. Tổ chức chứng nhận đến xưởng, xem cách kiểm soát nguyên liệu đầu vào, quy trình sản xuất, thiết bị thử nghiệm của chính xưởng, hồ sơ kiểm tra từng ca; đồng thời lấy mẫu điển hình để thử. Đạt thì được cấp giấy có hiệu lực nhiều năm, và trong thời gian đó có các đợt giám sát định kỳ.
Với nhà nhập khẩu, theo kiểu có nghĩa là đưa đoàn đánh giá sang nhà máy ở nước xuất khẩu. Chi phí đi lại và thời gian chuẩn bị không nhỏ, nhà máy nước ngoài phải đồng ý mở cửa cho đoàn đánh giá và cung cấp hồ sơ. Đổi lại, các lô về sau cùng kiểu, cùng nhà máy không phải chờ thử từng lô, hàng quay vòng nhanh hơn.
Điều kiện để phương án này đáng làm là nguồn hàng ổn định. Nếu nhà cung cấp hay đổi nhà máy gia công, đổi nguồn đất sét hay đổi công thức men, giấy theo kiểu dễ không còn bao được hàng thật. Khi đó bạn có giấy mà hàng không khớp giấy, rủi ro còn lớn hơn làm theo lô.
Cách chọn: năm câu hỏi trước khi ký hợp đồng chứng nhận
Mỗi năm bạn nhập bao nhiêu chuyến cùng một mặt hàng, cùng một nhà máy? Ít chuyến và không đều thì theo lô. Nhiều chuyến, đều đặn, từ một nhà máy thì tính phương án theo kiểu.
Nhà cung cấp có chịu cho đoàn đánh giá vào xưởng không? Nhiều nhà máy lớn quen việc này. Xưởng nhỏ hoặc bên trung gian thương mại thường không đồng ý, và như vậy phương án theo kiểu không làm được.
Sản phẩm có ổn định giữa các lô không? Gạch thay đổi lô màu, kính thay đổi độ dày, sơn thay đổi công thức theo mùa đều là dấu hiệu bạn cần hỏi kỹ phạm vi "cùng kiểu" của giấy chứng nhận.
Thời gian chờ kết quả ảnh hưởng thế nào tới dòng tiền? Theo lô có thể khiến hàng nằm kho chờ, tuỳ cơ chế đưa hàng về bảo quản. Hãy tính thêm chi phí kho bãi, lãi vốn và nguy cơ trễ hẹn với công trình.
Quy chuẩn cho phép phương thức nào với hàng của bạn? Câu hỏi này phải trả lời đầu tiên. Có sản phẩm, có loại hàng mà quy chuẩn giới hạn phương thức; tổ chức chứng nhận không được tự ý chọn phương thức khác.
Ví dụ giả định: một năm nhập gạch theo hai cách
Một công ty ở Thành phố Hồ Chí Minh nhập gạch gốm ốp lát từ một nhà máy nước ngoài, mỗi năm khoảng mười chuyến cùng hai mẫu gạch. Các con số dưới đây chỉ để minh hoạ cách so sánh, không phải chi phí thật.
| Khoản | Theo lô (10 lần) | Theo kiểu (1 lần đánh giá + giám sát) |
|---|---|---|
| Lấy mẫu, thử nghiệm | Mười lần, mỗi lần cho từng mẫu gạch | Một lần thử điển hình, thêm thử khi giám sát |
| Đánh giá nhà máy | Không | Một đợt ở nước ngoài, chi phí đi lại do bên đề nghị chịu |
| Thời gian hàng chờ | Mỗi chuyến phải chờ kết quả | Các chuyến sau gần như không chờ thử |
| Hồ sơ công bố | Mười bộ gắn với từng lô | Một bộ cho thời hạn giấy chứng nhận |
| Rủi ro chính | Một lô không đạt phải xử lý riêng lô đó | Nhà máy đổi quy trình mà không báo, giấy không còn bao hàng thật |
Điểm hoà vốn khác nhau theo mặt hàng và nhà máy. Hãy xin báo giá cả hai phương án từ tổ chức chứng nhận được chỉ định, rồi đặt vào bảng tính của chính bạn trước khi quyết định.
Chuyển từ theo lô sang theo kiểu giữa chừng
Cách làm phổ biến của nhà nhập khẩu thận trọng là bắt đầu theo lô với vài chuyến đầu, vừa để kiểm chất lượng thật của nhà cung cấp, vừa để biết nhà cung cấp có giữ lời không. Khi đã chắc nguồn hàng, chuyển sang đánh giá theo kiểu. Kết quả thử các lô trước là tư liệu tốt để bàn với nhà máy và tổ chức chứng nhận, nhưng không tự động thay cho đợt đánh giá chính thức.
Trong giai đoạn chuyển, lô nào về trước khi có giấy theo kiểu vẫn phải được chứng nhận theo lô. Đừng để khoảng trống. Lập lịch sao cho đợt đánh giá nhà máy xong trước chuyến hàng kế tiếp, và cập nhật bảng theo dõi để ai cũng biết lô nào đi theo giấy nào.
Chiều ngược lại cũng xảy ra: doanh nghiệp đang có giấy theo kiểu nhưng nhà cung cấp đổi nhà máy, hoặc phạm vi giấy không bao được một mẫu mới. Khi đó các lô của mẫu mới quay về chứng nhận theo lô cho tới khi được đánh giá bổ sung. Giữ được thói quen hỏi "lô này đi theo giấy nào" trước mỗi chuyến hàng là cách rẻ nhất để không bị hụt hồ sơ.
Phạm vi "cùng kiểu" và các đợt giám sát định kỳ
Giấy chứng nhận theo kiểu không bao mọi sản phẩm của một nhà máy. Nó bao những kiểu, quy cách đã liệt kê, sản xuất tại địa điểm đã đánh giá. Với gạch, một kiểu có thể được xác định theo nhóm độ hút nước, phương pháp tạo hình và khoảng kích thước. Với kính, có thể theo loại kính, khoảng độ dày và công nghệ gia công. Nếu bạn đưa thêm một khổ gạch mới hay một loại kính dày hơn khoảng đã đánh giá, hãy hỏi tổ chức chứng nhận xem có cần mở rộng phạm vi không.
Giám sát định kỳ là cái giá của sự tiện lợi. Trong thời hạn giấy, tổ chức chứng nhận sẽ lấy mẫu tại nơi sản xuất hoặc trên thị trường để thử lại, có thể kết hợp đánh giá lại điều kiện sản xuất. Doanh nghiệp từ chối hoặc trì hoãn giám sát quá hạn là một trong những lý do giấy bị đình chỉ.
Một chi tiết thực tế: mẫu giám sát lấy từ thị trường có thể là hàng đã nằm ở đại lý vài tháng. Nếu khâu bảo quản ở đại lý kém, như xi măng để chỗ ẩm hay sơn phơi nắng, kết quả có thể xấu hơn hàng mới xuất xưởng. Hướng dẫn bảo quản rõ ràng cho đại lý vì thế cũng là một phần của việc giữ giấy chứng nhận.
Câu hỏi thường gặp
Giấy chứng nhận theo lô có dùng cho lô sau cùng loại được không?
Không. Giấy theo lô chỉ áp dụng cho lô đã được lấy mẫu và thử, xác định bằng số lượng, số tờ khai hoặc thông tin nhận dạng ghi trên giấy. Lô sau dù cùng nhà máy, cùng mã hàng vẫn phải chứng nhận lại hoặc dựa vào giấy theo kiểu còn hiệu lực.
Ai chịu chi phí đưa đoàn đánh giá sang nhà máy nước ngoài?
Thường là bên đề nghị chứng nhận, tức nhà nhập khẩu, trừ khi hợp đồng với nhà cung cấp có thoả thuận khác. Nên đưa điều khoản chia chi phí đánh giá và nghĩa vụ hợp tác của nhà máy vào hợp đồng mua bán ngay từ đầu.
Đánh giá theo kiểu có thể làm từ xa không?
Một số hoạt động có thể kết hợp xem hồ sơ từ xa, nhưng đánh giá quá trình sản xuất về nguyên tắc cần xem tận nơi. Cách làm được chấp nhận phụ thuộc quy định hiện hành và tổ chức chứng nhận; hỏi trước khi lên kế hoạch.
Lô hàng không đạt khi chứng nhận theo lô thì sao?
Lô không đạt không được công bố và không được bán như hàng hợp quy. Tuỳ quy định và kết luận của cơ quan kiểm tra, doanh nghiệp có thể phải tái xuất, tái chế hoặc tiêu huỷ. Nên có điều khoản trách nhiệm của nhà cung cấp trong hợp đồng cho tình huống này.
Giấy chứng nhận theo kiểu bị đình chỉ trong trường hợp nào?
Thường khi kết quả giám sát cho thấy sản phẩm không còn phù hợp, nhà sản xuất từ chối giám sát hoặc thay đổi lớn mà không thông báo. Khi bị đình chỉ, các lô sản xuất trong thời gian đó không được dùng giấy này để lưu thông.