Để đo hợp quy, phòng thử nghiệm cần mẫu thiết bị có thể bị điều khiển phát liên tục ở từng kênh, từng mức công suất, kèm tài liệu kỹ thuật mô tả đúng thiết bị đó. Thiếu một trong hai thứ này, hồ sơ có thể nằm chờ nhiều tuần dù giấy tờ pháp lý đã đủ. Với phần lớn doanh nghiệp nhập lần đầu, đây là khâu chậm nhất của cả quy trình.
Bài này viết cho nhân viên chất lượng, nhân viên xuất nhập khẩu và chủ xưởng phải làm việc với nhà sản xuất nước ngoài. Bạn sẽ biết cần xin gì, xin lúc nào, đóng gói gửi mẫu ra sao và vì sao báo cáo đo của nước ngoài không phải lúc nào cũng dùng được.
Vì sao máy bán lẻ thường không đo được
Một chiếc tai nghe hay camera bình thường chỉ phát sóng khi có việc: kết nối, truyền dữ liệu, rồi nghỉ. Nó tự chọn kênh, tự giảm công suất khi tín hiệu tốt. Phòng thử nghiệm lại cần điều ngược lại: máy phát liên tục, ở đúng kênh thấp nhất, giữa và cao nhất của mỗi dải, ở công suất tối đa, để đo xem trong trường hợp xấu nhất nó có vượt giới hạn hay không.
Muốn làm được thế, nhà sản xuất phải cung cấp chế độ thử: có thể là một phần mềm điều khiển trên máy tính nối với thiết bị qua cáp, một bản phần mềm thử nạp sẵn, hoặc một chuỗi lệnh nhập qua cổng gỡ lỗi. Các nhà sản xuất lớn luôn có công cụ này vì họ đã đo cho nhiều thị trường. Nhà sản xuất nhỏ hoặc xưởng gia công thì có khi không có, có khi có nhưng không muốn đưa ra.
Ngoài chế độ thử, một số phép đo cần mẫu được hàn sẵn đầu nối ăng-ten để đo dẫn, tức đo trực tiếp qua cáp thay vì qua không gian. Mẫu này khác hàng bán ra, nên phải xin riêng từ nhà sản xuất. Nếu bạn chỉ gửi máy lấy từ thùng hàng, phòng đo sẽ phải liên hệ lại, và đồng hồ thời gian bắt đầu chạy từ đó.
Với thiết bị chạy pin như tai nghe, đồng hồ, cảm biến, còn một chuyện nhỏ hay bị quên: pin phải đủ để thiết bị phát liên tục suốt phép đo, hoặc phải có cách cấp nguồn ngoài. Hỏi nhà sản xuất có bản mẫu cấp nguồn qua dây hay không, và gửi kèm bộ sạc đúng loại để phòng đo nạp lại giữa các phép thử.
Bộ đồ cần gửi kèm mẫu
Danh sách cụ thể do phòng thử nghiệm yêu cầu theo từng quy chuẩn; khung dưới đây giúp bạn hỏi nhà sản xuất từ sớm:
| Thứ cần có | Dùng để làm gì | Hỏi nhà sản xuất thế nào |
|---|---|---|
| Mẫu bán ra hoàn chỉnh | Đo bức xạ, đo EMC, đối chiếu ngoại hình | Đúng phiên bản phần cứng, phần mềm sẽ bán ở Việt Nam |
| Mẫu có đầu nối ăng-ten | Đo dẫn các chỉ tiêu phát | Yêu cầu bản mẫu kỹ thuật hàn sẵn đầu nối |
| Công cụ hoặc phần mềm chế độ thử | Ép thiết bị phát liên tục theo kênh, công suất | Kèm hướng dẫn sử dụng bằng tiếng Anh |
| Bảng thông số vô tuyến | Xác định dải tần, kênh, công suất phải đo | Ghi rõ từng công nghệ, từng dải |
| Thông tin ăng-ten | Loại, độ lợi, vị trí trên thiết bị | Có ảnh hoặc bản vẽ vị trí |
| Bộ nguồn, pin, cáp đi kèm | Đo EMC trong cấu hình thực tế | Đúng loại sẽ bán kèm |
| Ảnh trong và ngoài thiết bị | Đối chiếu mẫu với hàng thật về sau | Ảnh bo mạch rõ, có vị trí mô-đun phát |
Hỏi phòng thử nghiệm số lượng mẫu cần gửi. Có phép đo làm hỏng hoặc phải tháo mẫu, nên thường cần nhiều hơn một chiếc. Gửi thừa một hai mẫu rẻ hơn nhiều so với gửi bổ sung qua đường quốc tế.
Trình tự làm việc với nhà sản xuất
Nên bắt đầu ngay từ lúc đàm phán đơn hàng, trước khi đặt cọc. Ví dụ giả định dưới đây là một công ty ở Bắc Ninh nhập loa thông minh có Wi-Fi và Bluetooth.
- Gửi danh sách yêu cầu cho nhà sản xuất ngay vòng báo giá đầu: mẫu có chế độ thử, mẫu có đầu nối ăng-ten, tài liệu vô tuyến. Nhà sản xuất không đáp ứng thì cân nhắc đổi nhà sản xuất.
- Đưa yêu cầu vào hợp đồng, kèm thời hạn giao mẫu và trách nhiệm hỗ trợ phòng thử nghiệm khi có câu hỏi kỹ thuật.
- Gửi thông số cho phòng thử nghiệm trước khi có mẫu để họ xác định quy chuẩn và báo danh sách cần gửi.
- Nhận mẫu, tự kiểm trước khi chuyển đi: cài được công cụ chế độ thử chưa, thiết bị bật lên có phát theo lệnh không.
- Gửi mẫu kèm toàn bộ tài liệu, ghi rõ người liên hệ kỹ thuật phía nhà sản xuất và múi giờ làm việc.
- Theo dõi tiến độ, chuyển câu hỏi của phòng đo sang nhà sản xuất trong ngày.
- Nhận kết quả, đối chiếu thông tin trên báo cáo với hàng sẽ nhập trước khi làm bước chứng nhận hoặc công bố.
Báo cáo đo của nước ngoài có dùng được không
Nhà sản xuất thường gửi kèm báo cáo đo cho thị trường châu Âu, Mỹ hay các nước khác và nói rằng "đủ rồi". Về nguyên tắc, Việt Nam có thể chấp nhận kết quả đo của phòng thử nghiệm nước ngoài khi phòng đó được thừa nhận theo các thoả thuận công nhận lẫn nhau mà Việt Nam tham gia, hoặc được cơ quan có thẩm quyền chỉ định. Báo cáo của phòng không thuộc diện này chỉ là tài liệu tham khảo.
Ngay cả khi phòng đo được thừa nhận, báo cáo chỉ dùng được cho những chỉ tiêu trùng với quy chuẩn Việt Nam. Giới hạn công suất, dải tần, phương pháp đo ở mỗi nước có thể khác; phần khác biệt phải đo bổ sung. Ngoài ra báo cáo phải đúng kiểu loại, đúng phiên bản phần cứng sẽ nhập về, và còn trong thời gian được chấp nhận.
Cách tiết kiệm thời gian là gửi báo cáo nước ngoài cho tổ chức chứng nhận hoặc phòng thử nghiệm trong nước ngay từ đầu, hỏi phần nào dùng được, phần nào phải đo lại. Đừng tự kết luận rồi bỏ qua bước đo, vì khi hồ sơ bị trả lại, bạn mất nhiều thời gian hơn.
Lỗi làm hồ sơ chậm hàng tuần
Những lỗi dưới đây lặp đi lặp lại ở doanh nghiệp làm lần đầu, và gần như đều tránh được bằng một buổi chuẩn bị:
- Gửi mẫu khác phiên bản với hàng nhập. Nhà sản xuất gửi mẫu của đợt cũ, trong khi lô hàng dùng chip mới.
- Công cụ chế độ thử chỉ chạy trên hệ điều hành cũ hoặc cần khoá bản quyền mà nhà sản xuất quên gửi.
- Thiếu pin hoặc bộ nguồn đúng loại, phòng đo phải chờ hoặc đo trong cấu hình không đúng thực tế.
- Tài liệu chỉ có tiếng Trung hoặc tiếng Hàn, không có bản tiếng Anh hay tiếng Việt cho phần cần thiết.
- Không có người kỹ thuật phía nhà sản xuất trả lời khi phòng đo hỏi cách bật một chế độ.
- Mẫu bị giữ ở hải quan vì không khai đúng là hàng mẫu phục vụ thử nghiệm.
Một danh sách kiểm tra ngắn, gửi cho nhà sản xuất trước khi họ đóng gói mẫu, loại bỏ được phần lớn các lỗi trên. Lỗi cuối cùng dẫn sang câu chuyện hàng mẫu nhập khẩu, có quy định riêng về miễn kiểm tra và không được bán ra. Trang có bài riêng về hàng mẫu và hàng xách tay thiết bị vô tuyến.
Lập lịch lùi từ ngày hàng về
Doanh nghiệp làm lần đầu thường lập kế hoạch theo chiều xuôi: đặt hàng, hàng về, rồi mới lo giấy tờ. Với thiết bị vô tuyến, nên làm ngược lại: lấy ngày muốn bán làm mốc, rồi lùi về từng khâu. Trước ngày bán là công bố hợp quy và gắn dấu; trước đó là chứng nhận nếu thuộc diện; trước đó là đo; trước đó là có mẫu và tài liệu; trước đó là đàm phán với nhà sản xuất.
Bài không nêu số ngày cụ thể cho từng khâu, vì thời gian xử lý phụ thuộc quy định hiện hành, lịch của phòng thử nghiệm, độ phức tạp của thiết bị và chất lượng hồ sơ. Cách làm thực tế là hỏi phòng thử nghiệm và tổ chức chứng nhận thời gian dự kiến cho thiết bị của bạn, cộng thêm khoảng dự phòng cho việc gửi mẫu quốc tế và trao đổi kỹ thuật.
Ghi lịch lùi này vào hợp đồng mua: hạn nhà sản xuất giao mẫu và tài liệu phải sớm hơn hạn giao lô hàng một khoảng đủ dài. Nếu mẫu về muộn, bạn có căn cứ đề nghị lùi ngày giao lô hàng, thay vì để hàng về cảng nằm chờ giấy tờ và chịu phí lưu kho.
Sau khi đo xong: giữ gì, đối chiếu gì
Mẫu đã đo thường được lưu tại phòng thử nghiệm một thời gian hoặc trả lại cho doanh nghiệp. Nếu được trả lại, cất riêng, dán nhận diện bằng mã nội bộ và không đem bán. Mẫu đối chứng này hữu ích khi về sau có tranh cãi rằng hàng bán ra khác mẫu đã đo.
Lưu cùng nhau trong một thư mục: báo cáo đo, ảnh mẫu, bảng thông số nhà sản xuất cam kết, phiên bản phần mềm lúc đo, thư trao đổi với phòng đo. Mỗi lô nhập về, lấy một chiếc ngẫu nhiên so ngoại hình và bo mạch với ảnh trong thư mục. Việc này chỉ mất vài phút, nhưng phát hiện sớm việc nhà máy đổi linh kiện mà không báo.
Nếu thấy khác, liên hệ nhà sản xuất và tổ chức chứng nhận trước khi bán lô đó. Thay đổi phần vô tuyến có thể buộc phải đo lại; tự quyết định "chắc không sao" là cách nhanh nhất để biến một lỗi kỹ thuật thành một vụ thu hồi. Ghi lại cả kết quả so sánh mỗi lô vào thư mục hồ sơ, kể cả khi không thấy khác biệt.
Câu hỏi thường gặp
Có thể tự đo ở xưởng rồi dùng kết quả để công bố hợp quy không?
Với thiết bị vô tuyến, kết quả đo dùng cho hợp quy phải đến từ phòng thử nghiệm đủ điều kiện theo quy định, thường là được chỉ định hoặc được thừa nhận. Đo nội bộ hữu ích để sàng lọc trước khi gửi mẫu, nhưng không thay được báo cáo của phòng đủ điều kiện.
Phòng đo không phản xạ là gì và vì sao cần?
Đó là phòng có tường hấp thụ sóng, chặn tín hiệu bên ngoài và không phản xạ sóng bên trong, để đo chính xác bức xạ của thiết bị. Các phép đo bức xạ và một số phép đo EMC cần phòng này, nên chỉ phòng thử nghiệm chuyên dụng làm được.
Mẫu gửi đo có được trả lại không?
Tuỳ phòng thử nghiệm và tình trạng mẫu sau đo. Một số phép đo phải tháo mẫu hoặc làm hỏng mẫu. Hỏi trước chính sách lưu mẫu và trả mẫu, và đừng gửi mẫu duy nhất có giá trị lớn mà không có bản dự phòng.
Thiết bị có nhiều cấu hình bộ nhớ, màu sắc có phải đo từng cấu hình không?
Khác màu, khác dung lượng bộ nhớ thường không ảnh hưởng chỉ tiêu vô tuyến. Khác ăng-ten, khác chip phát, khác vỏ kim loại hay nhựa ở vùng ăng-ten thì có thể ảnh hưởng. Mô tả các cấu hình cho phòng đo để họ chọn cấu hình đại diện.
Nhà sản xuất không chịu cung cấp chế độ thử thì làm gì?
Hỏi phòng thử nghiệm có phương án đo thay thế không, ví dụ đo trong chế độ hoạt động bình thường với thiết bị mô phỏng kết nối. Có khi làm được nhưng tốn thời gian hơn. Nếu không có cách nào, nên cân nhắc đổi mẫu hoặc đổi nhà sản xuất.
Đo xong bao lâu thì báo cáo hết giá trị?
Báo cáo phản ánh mẫu tại thời điểm đo. Giá trị sử dụng cho chứng nhận hoặc công bố phụ thuộc quy định hiện hành và việc quy chuẩn áp dụng có thay đổi không. Khi quy chuẩn được thay bằng phiên bản mới, báo cáo theo bản cũ có thể không còn dùng được.