Theo quy định Việt Nam, người chịu trách nhiệm hợp quy cho hàng nhập khẩu là nhà nhập khẩu, không phải nhà cung cấp nước ngoài. Vì vậy, nếu lô hàng không đạt quy chuẩn, chi phí khắc phục, tái xuất hay tiêu huỷ mặc nhiên rơi vào bạn, trừ khi hợp đồng mua bán đã phân chia rủi ro này từ trước. Hợp đồng không thay đổi trách nhiệm trước cơ quan nhà nước, nhưng nó quyết định bạn có đòi lại được từ người bán hay không.
Bài này gợi ý những nội dung nên đưa vào hợp đồng hoặc phụ lục kỹ thuật khi mua hàng thuộc diện quy chuẩn. Đây là danh sách nội dung cần có, không phải mẫu hợp đồng chuẩn; hợp đồng có giá trị lớn nên được người làm nghề luật thương mại xem lại trước khi ký.
Vì sao điều khoản chất lượng thông thường chưa đủ
Hợp đồng ngoại thương thường có điều khoản chất lượng ghi kiểu "theo mẫu đã duyệt" hoặc "theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất". Với hàng thuộc diện quy chuẩn Việt Nam, những câu này có hai lỗ hổng. Thứ nhất, mẫu đã duyệt có thể đẹp, chạy tốt nhưng chưa từng được thử theo quy chuẩn Việt Nam. Thứ hai, tiêu chuẩn nhà sản xuất có thể khác tiêu chuẩn viện dẫn trong quy chuẩn ở những chỉ tiêu quan trọng.
Lỗ hổng thứ ba nằm ở thời điểm phát hiện. Kiểm tra hàng khi giao tại cảng đi thường chỉ xem số lượng, ngoại quan, đóng gói. Kết quả thử theo quy chuẩn chỉ có sau khi hàng về Việt Nam vài tuần. Nếu hợp đồng chỉ cho người mua khiếu nại trong một thời hạn ngắn kể từ ngày nhận hàng, khi có kết quả trượt thì thời hạn khiếu nại có thể đã qua.
Do đó, với hàng thuộc diện, nên có một phần riêng trong hợp đồng hoặc phụ lục, gọi là yêu cầu tuân thủ quy chuẩn nước nhập khẩu, tách khỏi điều khoản chất lượng chung.
Những nội dung nên có trong phụ lục tuân thủ
Danh sách dưới đây là các nội dung thường gặp. Tuỳ mặt hàng và vị thế đàm phán, bạn chọn và điều chỉnh:
- Mặt hàng phải đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia Việt Nam áp dụng cho nó; nêu tên quy chuẩn hoặc nhóm quy chuẩn và phiên bản tại thời điểm ký nếu bạn đã xác định chắc.
- Người bán cung cấp hồ sơ kỹ thuật: danh sách vật liệu, linh kiện chính, sơ đồ điện nếu có, báo cáo thử nghiệm sẵn có, trước một thời điểm cụ thể.
- Người bán gửi mẫu để thử trước khi sản xuất hàng loạt, số lượng mẫu và ai chịu chi phí mẫu.
- Hàng giao phải giống mẫu đã đạt về vật liệu, linh kiện, thiết kế; mọi thay đổi phải báo trước bằng văn bản và được người mua chấp thuận.
- Người bán đồng ý cho tổ chức chứng nhận đánh giá nhà máy nếu phương thức chứng nhận yêu cầu.
- Thời hạn khiếu nại về chất lượng tính từ ngày có kết quả thử nghiệm hoặc kết quả kiểm tra tại Việt Nam, không chỉ từ ngày nhận hàng.
- Cách xử lý khi lô không đạt: người bán nhận lại hàng, chịu chi phí vận chuyển về, giao hàng thay thế, hoặc giảm giá, hoàn tiền.
Mỗi nội dung đều nên có thời hạn và cách chứng minh: gửi qua đâu, bằng hình thức gì, ai ký xác nhận. Một điều khoản không có cách chứng minh rất khó dùng khi tranh chấp.
Mẫu thử trước sản xuất và mẫu lưu đối chứng
Mẫu thử trước sản xuất là cách rẻ nhất để giảm rủi ro. Bạn yêu cầu người bán gửi mẫu làm từ đúng vật liệu, linh kiện sẽ dùng cho lô hàng, đem thử tại phòng thử nghiệm phù hợp ở Việt Nam hoặc phòng được thừa nhận. Kết quả đạt mới cho sản xuất hàng loạt. Kết quả trượt thì người bán sửa trước khi sản xuất, thay vì bạn phải xử lý một container.
Lưu ý rằng kết quả thử mẫu trước sản xuất phục vụ việc quản lý rủi ro của bạn. Nó không tự động thay thế thủ tục chứng nhận khi nhập khẩu, trừ khi phương thức chứng nhận và quy định hiện hành cho phép sử dụng. Hãy hỏi tổ chức chứng nhận dự kiến xem mẫu thử trước có thể được tính vào hồ sơ không, để khỏi thử hai lần.
Số lượng mẫu thử nên tính đủ cho tất cả các phép thử, có dư phòng khi phải thử lại một chỉ tiêu. Với hàng phải hợp quy theo nhiều quy chuẩn, số mẫu có thể nhiều hơn bạn nghĩ; hỏi phòng thử trước rồi mới báo số lượng cho người bán.
Mẫu lưu đối chứng là mẫu đã đạt được niêm phong, mỗi bên giữ một phần. Khi lô hàng về có kết quả khác, hai bên so sánh với mẫu lưu để biết hàng giao có khác mẫu không. Không có mẫu lưu, tranh chấp về việc người bán có thay vật liệu hay không thường thành lời nói của hai bên.
Các hướng xử lý lô không đạt và nội dung cần ghi
Khi lô hàng không đạt, các hướng xử lý do cơ quan kiểm tra quyết định theo quy định hiện hành. Hợp đồng chỉ phân chia chi phí giữa hai bên. Bảng dưới đây giúp bạn nghĩ trước cho từng hướng:
| Hướng xử lý có thể xảy ra | Chi phí phát sinh | Nội dung nên có trong hợp đồng |
|---|---|---|
| Khắc phục tại Việt Nam rồi đánh giá lại | Nhân công, linh kiện thay, thử lại | Người bán chịu chi phí khắc phục hoặc cấp linh kiện thay miễn phí |
| Tái xuất trả người bán | Vận chuyển về, thủ tục, lưu kho | Người bán nhận lại và chịu cước, hoàn tiền hoặc giao hàng thay |
| Tiêu huỷ dưới giám sát | Chi phí tiêu huỷ, mất trắng hàng | Người bán hoàn tiền hàng và bù chi phí tiêu huỷ |
| Chậm bán do chờ thử lại | Lưu kho, mất mùa vụ | Mức bồi thường thiệt hại do chậm, nếu đàm phán được |
Trong thực tế đàm phán, nhà cung cấp nhỏ thường không chấp nhận toàn bộ. Mức tối thiểu nên giữ là: thời hạn khiếu nại tính từ ngày có kết quả, nghĩa vụ báo trước khi thay đổi vật liệu, và cam kết nhận lại hoặc giao thay khi lô không đạt vì lỗi sản xuất.
Gắn mốc thanh toán với kết quả hợp quy
Điều khoản hay nhất trên giấy cũng khó thi hành nếu bạn đã trả đủ tiền trước khi biết lô hàng có đạt hay không. Vì vậy, nhiều nhà nhập khẩu chia thanh toán thành các mốc gắn với kết quả. Ví dụ giả định: đặt cọc một phần khi ký, trả phần lớn khi giao hàng có đủ chứng từ, giữ lại một phần nhỏ đến khi có thông báo kết quả kiểm tra đạt tại Việt Nam hoặc trong một thời hạn nhất định.
Nhà cung cấp quen làm việc với thị trường có quy chuẩn chặt thường chấp nhận cách chia này ở mức vừa phải. Nhà cung cấp nhỏ, bán hàng chợ, thường đòi trả đủ trước. Khi đó, mẫu thử trước sản xuất và lô đầu nhỏ trở thành công cụ chính để bạn quản lý rủi ro, thay cho khoản giữ lại.
Khoản giữ lại cũng cần điều kiện giải toả rõ ràng: giải toả khi có kết quả đạt, hoặc khi hết thời hạn mà người mua không gửi thông báo không đạt kèm bằng chứng. Thiếu điều kiện này, khoản giữ lại có thể trở thành nguồn tranh chấp mới. Mọi chuyển tiền phải đi đúng kênh ngân hàng và đúng quy định ngoại hối; phần này nằm ngoài phạm vi hợp quy, bạn hỏi ngân hàng nơi mở tài khoản.
Chứng từ kỹ thuật nên yêu cầu và cách kiểm
Báo cáo thử nghiệm sẵn có. Kiểm tên phòng thử, ngày thử, model, tiêu chuẩn đã dùng. Báo cáo cho model khác hoặc đã quá cũ không giúp được nhiều.
Danh sách linh kiện an toàn. Với đồ điện, danh sách linh kiện quan trọng như dây nguồn, cầu chì, rơ le, bộ nguồn kèm nhà sản xuất của từng linh kiện. Khi người bán đổi linh kiện, bạn so lại danh sách.
Thông tin vật liệu. Với đồ chơi, đồ tiếp xúc thực phẩm, dệt may, xin bản kê vật liệu từng bộ phận và nguồn cung vật liệu nếu được.
Nội dung nhãn gốc và hướng dẫn sử dụng. Cần để làm nhãn phụ tiếng Việt và để kiểm cảnh báo có khớp với kết quả thử không.
Cam kết thông tin đúng. Một câu cam kết rằng hồ sơ kỹ thuật cung cấp là đúng và thuộc về hàng sẽ giao. Câu này giúp bạn có căn cứ khi phát hiện hồ sơ không khớp hàng.
Hợp đồng không thay được trách nhiệm trước cơ quan nhà nước
Một hiểu lầm hay gặp là nghĩ rằng hợp đồng đã ghi người bán chịu trách nhiệm hợp quy thì nhà nhập khẩu được yên. Thực tế, cơ quan kiểm tra, hải quan và cơ quan quản lý thị trường làm việc với tổ chức, cá nhân đứng tên nhập khẩu và đưa hàng ra lưu thông. Hợp đồng chỉ là căn cứ để bạn đòi lại chi phí từ người bán sau đó, bằng thương lượng, hoà giải, trọng tài hoặc toà án tuỳ điều khoản giải quyết tranh chấp.
Cũng vì thế, đừng để một điều khoản hợp đồng làm bạn chủ quan với các bước kiểm của chính mình: đăng ký kiểm tra đúng hạn, không bán khi chưa có kết quả, lưu hồ sơ lô đầy đủ. Những việc đó không chuyển sang người bán được, dù hợp đồng viết thế nào.
Vì thế, nên chọn điều khoản giải quyết tranh chấp mà bạn có khả năng theo đuổi thực sự. Một điều khoản trọng tài ở nước người bán với chi phí lớn có thể khiến mọi cam kết bồi thường khác trở thành vô dụng với lô hàng nhỏ. Với hợp đồng giá trị lớn hoặc khi đã phát sinh tranh chấp về lô hàng không đạt, bạn nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được xem cụ thể điều khoản, chứng cứ và khả năng đòi bồi thường.
Câu hỏi thường gặp
Người bán không chịu ghi điều khoản quy chuẩn Việt Nam thì có nên mua không?
Đó là tín hiệu rủi ro, không nhất thiết phải bỏ. Bạn có thể giảm rủi ro bằng mẫu thử trước sản xuất, lô đầu nhỏ và thanh toán một phần sau khi có kết quả. Nếu người bán cũng từ chối các biện pháp này, nên cân nhắc tìm nguồn khác cho hàng thuộc diện quy chuẩn.
Có nên ghi tên quy chuẩn cụ thể vào hợp đồng không?
Nên ghi khi bạn đã xác định chắc quy chuẩn áp dụng và phiên bản đang hiệu lực. Kèm thêm câu yêu cầu đáp ứng cả quy chuẩn sửa đổi, thay thế có hiệu lực trước ngày giao hàng, để tránh trường hợp quy chuẩn đổi giữa chừng mà hợp đồng không theo kịp.
Thanh toán bằng thư tín dụng có giúp gì cho chuyện hợp quy không?
Thư tín dụng thanh toán theo bộ chứng từ, không theo kết quả thử nghiệm tại Việt Nam. Bạn có thể yêu cầu thêm chứng từ như biên bản giám định trước khi giao, nhưng nó vẫn không thay được kết quả hợp quy sau khi hàng về.
Mẫu thử trước sản xuất có phải là hàng mẫu được miễn kiểm tra khi nhập không?
Mẫu gửi về để thử nghiệm thường được xếp là hàng mẫu, số lượng nhỏ và không để bán. Việc có được miễn kiểm tra chất lượng khi nhập hay không vẫn theo quy định hiện hành, nên khai đúng mục đích với hải quan và giữ chứng từ.
Người bán thay linh kiện mà không báo thì làm sao phát hiện?
So hàng nhận được với mẫu lưu và danh sách linh kiện đã thống nhất. Với đồ điện, mở một chiếc ngẫu nhiên trong lô để so dây nguồn, bộ nguồn, cầu chì. Phát hiện trước khi bán giúp bạn báo người bán và tổ chức chứng nhận kịp thời.
Có thể yêu cầu người bán mua bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm không?
Có thể đàm phán, nhất là với nhà sản xuất lớn đã có sẵn bảo hiểm này cho thị trường khác. Bạn cần kiểm phạm vi địa lý của hợp đồng bảo hiểm có bao gồm Việt Nam không, và bảo hiểm này không thay cho nghĩa vụ hợp quy.