Với hàng nhập khẩu thuộc diện quy chuẩn, mô tả hàng là sợi chỉ nối mọi giấy tờ: hoá đơn, phiếu đóng gói, đăng ký kiểm tra, tờ khai hải quan, phiếu thử nghiệm, giấy chứng nhận, bản công bố và nhãn phụ. Nếu sợi chỉ đó đứt ở một chỗ, ví dụ model trên hoá đơn khác model trên giấy chứng nhận, cơ quan tiếp nhận không thể xác nhận rằng hàng đã thử chính là hàng đang nhập.
Nhiều lô hàng chậm không vì hàng có vấn đề, mà vì mô tả không đủ hoặc không thống nhất. Bài này chỉ cách viết mô tả hàng cho đúng mục đích hợp quy: thông tin nào phải có, viết ở đâu, ai chịu trách nhiệm giữ cho các giấy tờ khớp nhau, và một số lỗi hay làm hồ sơ bị trả về.
Mô tả hàng phục vụ ba mục đích cùng lúc
Mô tả trên chứng từ nhập khẩu được nhiều người đọc với những câu hỏi khác nhau. Hải quan đọc để xác định mã HS, chính sách mặt hàng và thuế. Cơ quan kiểm tra chất lượng đọc để biết hàng có thuộc diện quy chuẩn nào và lô hàng gồm những kiểu sản phẩm nào. Tổ chức chứng nhận đọc để biết lấy mẫu gì, thử theo phạm vi nào, và giấy chứng nhận sẽ ghi model nào.
Một mô tả chỉ phục vụ được một nhóm người đọc là chưa đủ. Ví dụ "quạt điện" đủ để hải quan bắt đầu tra mã, nhưng chưa đủ cho cơ quan kiểm tra biết đó là quạt bàn, quạt cây, quạt treo tường hay quạt cầm tay sạc pin, mà mỗi loại có thể được nhìn nhận khác nhau. Cũng chưa đủ cho tổ chức chứng nhận biết có bao nhiêu kiểu cần lấy mẫu.
Mô tả tốt vì vậy có cấu trúc: tên gọi theo công dụng, model, thông số kỹ thuật chính quyết định phạm vi quy chuẩn, vật liệu nếu liên quan, nhà sản xuất và nước sản xuất. Phần thương hiệu hay tên bán hàng chỉ là thông tin phụ.
Người chịu trách nhiệm viết mô tả là bên nhập khẩu. Nhà cung cấp nước ngoài viết hoá đơn theo thói quen của họ, thường là tên ngắn gọn để kế toán dễ đọc, không ai ở phía đó nghĩ tới quy chuẩn Việt Nam. Nếu bạn không gửi yêu cầu cụ thể, chứng từ sẽ về với mô tả của họ, và bạn sẽ phải giải thích từng dòng với cơ quan tiếp nhận.
Những thông tin nên có theo từng nhóm hàng
Bảng dưới đây gợi ý các trường thông tin quyết định phạm vi quy chuẩn cho vài nhóm hàng phổ biến. Đây là gợi ý để mô tả đủ, không thay cho yêu cầu cụ thể trong từng quy chuẩn.
| Nhóm hàng | Thông tin nên có trong mô tả | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Đồ điện gia dụng | Model, điện áp, tần số, công suất danh định, cấp bảo vệ chống điện giật, có pin hay không | Quyết định thuộc diện và phép thử áp dụng |
| Thiết bị có phát sóng | Model, băng tần, loại kết nối, công suất phát nếu có, mô-đun vô tuyến bên trong | Phân biệt chứng nhận hay công bố, thuộc diện hay không |
| Đồ chơi | Model, độ tuổi khuyến cáo, vật liệu chính, có pin, nam châm, chi tiết nhỏ không | Quyết định phép thử cơ lý, hoá học, điện |
| Dệt may | Thành phần sợi, nhóm sử dụng (trẻ dưới ba tuổi, tiếp xúc da, không tiếp xúc da) | Quyết định giới hạn hoá chất |
| Dụng cụ tiếp xúc thực phẩm | Vật liệu từng bộ phận chạm thức ăn, nhiệt độ sử dụng | Quyết định chỉ tiêu thôi nhiễm |
| Vật liệu xây dựng | Loại vật liệu, kích thước, mác hoặc cấp, công dụng | Quyết định nhóm sản phẩm trong quy chuẩn |
Nếu bạn không biết một thông số, ví dụ cấp bảo vệ chống điện giật hay băng tần mô-đun Wi-Fi, đó là câu hỏi cho nhà cung cấp trước khi đặt hàng, không phải để trống trên chứng từ.
Hàng có nhiều biến thể: màu, dung tích, kiểu phích cắm
Một sản phẩm thường có nhiều biến thể: cùng thân máy nhưng khác màu, khác dung tích, khác kiểu phích cắm, khác bộ phụ kiện đi kèm. Với nhà sản xuất, đó là một dòng sản phẩm; với hồ sơ hợp quy, câu hỏi là các biến thể này có được coi là cùng một kiểu để dùng chung kết quả thử hay phải thử riêng.
Nguyên tắc thường gặp là các biến thể chỉ khác nhau ở những yếu tố không ảnh hưởng đến chỉ tiêu của quy chuẩn, như màu sơn ngoài của một thiết bị điện, có thể được gom chung theo đánh giá của tổ chức chứng nhận. Những biến thể khác ở công suất, vật liệu tiếp xúc, mạch điện, mô-đun phát sóng thì thường phải coi là kiểu riêng. Màu sơn trên đồ chơi lại là chuyện khác, vì sơn chính là đối tượng thử kim loại nặng.
Vì vậy, mô tả hàng cho dòng sản phẩm có biến thể nên liệt kê từng mã biến thể và ghi rõ điểm khác nhau giữa chúng. Đừng gom thành "model A các màu" nếu bạn chưa được tổ chức chứng nhận xác nhận rằng màu không ảnh hưởng. Khi đã được xác nhận, ghi danh sách mã biến thể vào giấy chứng nhận hoặc hồ sơ kèm theo, để nhãn phụ của từng biến thể đều đối chiếu được.
Năm lỗi mô tả hay làm hồ sơ bị trả
Mô tả chung cho nhiều model. "Nồi cơm điện các loại" thay vì liệt kê từng model. Cơ quan kiểm tra không biết lô có bao nhiêu kiểu, tổ chức chứng nhận không biết lấy mẫu kiểu nào.
Model ghi khác nhau giữa các giấy. Hoá đơn ghi mã của nhà máy, phiếu thử ghi mã thương mại, nhãn phụ ghi mã do nhà nhập khẩu tự đặt. Cả ba có thể là cùng một sản phẩm, nhưng trên giấy thì là ba sản phẩm.
Thiếu thông số quyết định phạm vi. Không ghi công suất, điện áp hay độ tuổi, nên không xác định được quy chuẩn hoặc phép thử. Hồ sơ bị yêu cầu bổ sung chỉ vì một con số.
Mô tả theo tên bán hàng. Tên thương mại như "bình giữ nhiệt cao cấp", "đồ chơi phát triển trí tuệ" không nói lên vật liệu, công dụng thật. Người đọc phải đoán.
Dịch máy từ tiếng nước ngoài. Mô tả dịch máy tạo ra những tên gọi lạ, có khi sai bản chất hàng. Một người hiểu sản phẩm nên đọc lại toàn bộ mô tả tiếng Việt.
Giữ cho mô tả thống nhất từ đầu đến cuối
Cách hiệu quả nhất là lập một bảng thông tin sản phẩm gốc cho mỗi model và coi đó là nguồn duy nhất. Mọi giấy tờ lấy thông tin từ bảng này, không ai tự đặt lại tên.
- Khi chọn hàng, lập bảng thông tin gốc: tên theo công dụng, model của nhà sản xuất, thông số chính, vật liệu, ảnh, nhà sản xuất, nước sản xuất.
- Gửi bảng cho nhà cung cấp, yêu cầu ghi đúng model và tên hàng trên hoá đơn, phiếu đóng gói theo bảng.
- Khi đăng ký kiểm tra và khai hải quan, copy từ bảng, không gõ lại.
- Khi gửi mẫu cho tổ chức chứng nhận, đính kèm bảng để phiếu thử và giấy chứng nhận ghi đúng model.
- Khi làm nhãn phụ, lấy tên hàng, model, thông số từ bảng; kiểm lại với phiếu thử trước khi in.
- Nếu cần đổi tên thương mại để bán, ghi rõ mối liên hệ giữa tên thương mại và model gốc trong hồ sơ.
Một bảng thông tin gốc tốn chừng nửa giờ cho mỗi model, nhưng tiết kiệm nhiều ngày khi hồ sơ không phải sửa qua lại. Nó cũng là tài liệu bàn giao rất tốt khi nhân viên xuất nhập khẩu nghỉ việc.
Khi đã lỡ khai sai hoặc thiếu
Phát hiện mô tả sai sau khi đã nộp đăng ký kiểm tra hay khai hải quan thì nên chủ động sửa sớm, theo đúng thủ tục khai bổ sung của hải quan và thủ tục điều chỉnh với cơ quan kiểm tra. Việc sửa trước khi bị phát hiện thường được xử lý nhẹ nhàng hơn nhiều so với để cơ quan chức năng phát hiện trong quá trình kiểm tra.
Phân biệt hai loại sai. Sai hình thức, như gõ nhầm một ký tự model, thiếu đơn vị đo, thường xử lý bằng giải trình và khai bổ sung. Sai bản chất, như khai hàng không phát sóng trong khi thiết bị có mô-đun Bluetooth, có thể làm thay đổi nghĩa vụ hợp quy và cả chính sách mặt hàng. Loại thứ hai cần được xử lý cẩn trọng, có thể phải bổ sung đăng ký kiểm tra cho quy chuẩn bị sót.
Dù loại nào, hãy ghi lại nguyên nhân và sửa bảng thông tin gốc để lô sau không lặp lại. Lỗi mô tả hay lặp vì nó nằm trong thói quen của người lập chứng từ, không phải trong từng lô.
Mô tả hàng và nhãn phụ: đoạn cuối của sợi chỉ
Nhãn phụ tiếng Việt là nơi người tiêu dùng và cơ quan quản lý thị trường nhìn thấy mô tả hàng. Nếu nhãn ghi tên hàng, model, thông số khác với giấy chứng nhận, khi kiểm tra trên thị trường bạn sẽ khó chứng minh rằng hàng đang bán là hàng đã được chứng nhận. Những lỗi nhỏ như ghi công suất làm tròn, đổi đơn vị, hay bỏ một ký tự trong model đều có thể bị hỏi.
Nhãn phụ cũng cần đúng các nội dung bắt buộc theo quy định về nhãn hàng hoá, như tên hàng, tên và địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm, xuất xứ, và các nội dung riêng theo nhóm hàng. Phần chi tiết về nhãn thuộc một nhóm quy định riêng; ở đây chỉ cần nhớ rằng phần thông tin kỹ thuật trên nhãn phải khớp với hồ sơ hợp quy.
Ví dụ giả định: một nhà nhập khẩu bàn là hơi nước ghi trên nhãn phụ công suất làm tròn lên cho dễ đọc, trong khi phiếu thử và giấy chứng nhận ghi con số chính xác của nhà sản xuất. Khi kiểm tra tại cửa hàng, cán bộ hỏi vì sao hai con số không khớp. Lỗi không lớn, nhưng nhà nhập khẩu phải giải trình, in lại nhãn và mất thời gian thu nhãn cũ về.
Câu hỏi thường gặp
Có cần ghi thương hiệu trong mô tả hàng khi đăng ký kiểm tra không?
Thương hiệu giúp nhận diện, nhưng model và thông số mới là phần quyết định. Nên ghi cả thương hiệu, model của nhà sản xuất và tên nhà sản xuất để cơ quan kiểm tra, tổ chức chứng nhận đối chiếu được với phiếu thử nghiệm và giấy chứng nhận.
Nhà cung cấp đổi tên model nhưng sản phẩm không đổi thì sao?
Trên giấy tờ, model mới là một sản phẩm khác cho tới khi bạn chứng minh được nó giống model cũ. Hãy xin nhà cung cấp văn bản xác nhận hai model giống nhau về thiết kế, vật liệu, linh kiện và hỏi tổ chức chứng nhận cách cập nhật giấy chứng nhận.
Mô tả trên tờ khai hải quan có cần giống hệt đăng ký kiểm tra không?
Không nhất thiết từng chữ, nhưng các thông tin chính như tên hàng, model, số lượng phải thống nhất và đối chiếu được. Cách tốt nhất là copy từ cùng một bảng thông tin gốc để tránh lệch vì gõ lại.
Có nên ghi thêm thông tin mà quy chuẩn không yêu cầu không?
Có thể ghi thêm thông tin giúp nhận diện, như kích thước, màu, nhưng tránh ghi những tuyên bố tiếp thị không kiểm chứng được. Thông tin thừa mà sai còn gây hại hơn thiếu, vì nó tạo ra mâu thuẫn với phiếu thử nghiệm.
Ai nên đọc lại mô tả trước khi nộp?
Một người hiểu sản phẩm, ví dụ nhân viên kỹ thuật hoặc chất lượng, và một người hiểu thủ tục, như nhân viên xuất nhập khẩu hoặc đại lý hải quan. Hai góc nhìn này bắt được những lỗi mà mỗi người riêng lẻ hay bỏ qua.