Khi nhận đồ chơi từ nhà cung cấp, cửa hàng, đại lý hay trường mầm non nên kiểm năm thứ: bản sao giấy chứng nhận hợp quy còn hiệu lực đúng mặt hàng, thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy, dấu hợp quy trên sản phẩm hoặc bao bì, nhãn hàng hoá tiếng Việt đủ nội dung, và chứng từ chứng minh nguồn gốc lô hàng. Người bán lẻ không phải tự làm chứng nhận, nhưng có trách nhiệm không đưa ra bán hàng không rõ nguồn gốc, không có dấu hợp quy.
Giấy tờ thì nhà cung cấp nào cũng gửi được, nhưng không phải giấy nào cũng khớp với thứ đang nằm trong thùng. Bài này hướng dẫn cách đọc từng loại giấy, các dấu hiệu cho thấy giấy không ăn với hàng, và cách lưu hồ sơ để khi bị kiểm tra hay có phụ huynh hỏi, bạn trả lời được trong vài phút.
Năm loại giấy tờ và cách đọc
Bảng dưới liệt kê giấy tờ nên yêu cầu và điểm cần đọc trên từng loại. Bản sao có xác nhận của nhà cung cấp là đủ cho việc lưu hồ sơ thông thường.
| Giấy tờ | Đọc gì | Dấu hiệu không khớp |
|---|---|---|
| Giấy chứng nhận hợp quy | Tên sản phẩm, kiểu, mã; tên đơn vị được chứng nhận; quy chuẩn áp dụng; phương thức; thời hạn | Mặt hàng trong thùng không có trong danh sách; đã hết hạn; ghi phương thức theo lô nhưng không có số lô |
| Thông báo tiếp nhận công bố hợp quy | Đơn vị công bố, sản phẩm, cơ quan tiếp nhận | Tên đơn vị công bố khác bên đang bán cho bạn mà không giải thích được quan hệ |
| Dấu hợp quy trên hàng | Có dấu trên sản phẩm hoặc bao bì, rõ, không tẩy xoá | Dấu dán rời trên hộp như tem tự in, kích thước lạ |
| Nhãn hàng hoá | Tên hàng, đơn vị chịu trách nhiệm, xuất xứ, tuổi phù hợp, cảnh báo, hướng dẫn | Nhãn chỉ có tiếng nước ngoài; tuổi phù hợp mâu thuẫn với hàng |
| Chứng từ nguồn gốc | Hoá đơn, phiếu giao hàng ghi đúng mã, số lượng | Hoá đơn ghi "đồ chơi các loại" không có mã cụ thể |
Với hàng nhập khẩu, có thể hỏi thêm số tờ khai hoặc thông báo kết quả kiểm tra chất lượng của lô. Nhà phân phối làm ăn đàng hoàng thường có sẵn tập giấy tờ này theo lô và không ngại gửi.
Giấy đúng nhưng hàng sai: ba tình huống hay gặp
Tình huống thứ nhất là giấy chứng nhận cấp cho một dòng sản phẩm, còn hàng giao thực tế là mã mới cùng dòng. Ví dụ giả định: giấy liệt kê bộ xếp hình gỗ 20 khối, hàng giao là bộ 50 khối có thêm bánh xe gắn trục. Cấu tạo khác, rủi ro chi tiết nhỏ khác, nên mã mới chưa chắc nằm trong phạm vi chứng nhận. Bạn hỏi lại nhà cung cấp và đề nghị gửi giấy có tên mã đó.
Tình huống thứ hai là giấy chứng nhận theo lô. Loại giấy này chỉ có giá trị cho lô đã lấy mẫu, nhận diện bằng số tờ khai, số lượng, ngày nhập. Nếu nhà cung cấp dùng một giấy theo lô cho hàng của nhiều lô khác nhau trong cả năm, đó là dấu hiệu đáng lo.
Tình huống thứ ba là đơn vị đứng tên trên giấy khác hẳn bên bán. Chuyện này có thể hợp lệ khi bên bán là nhà phân phối mua lại từ nhà nhập khẩu, nhưng bạn nên có thêm chứng từ mua bán giữa họ hoặc thư xác nhận của nhà nhập khẩu. Một shop online tự in giấy chứng nhận mang tên một công ty không liên quan thì không nên nhận.
Quy trình nhận hàng gọn cho cửa hàng nhỏ
Một quy trình năm phút cho mỗi lần nhận hàng giúp tránh được phần lớn rủi ro. Có thể in ra dán ở khu kho:
- Trước khi đặt, yêu cầu nhà cung cấp gửi trước bản sao giấy chứng nhận và thông báo tiếp nhận công bố cho từng mã sẽ đặt.
- Khi nhận, mở một thùng bất kỳ, đối chiếu tên, mã, ảnh trên giấy với hàng thật.
- Kiểm dấu hợp quy và nhãn tiếng Việt trên sản phẩm hoặc bao bì; chụp ảnh một mẫu.
- Kiểm hoá đơn, phiếu giao ghi đúng mã và số lượng.
- Lưu ảnh, bản sao giấy tờ vào một thư mục theo tên nhà cung cấp và ngày nhận.
- Mã nào thiếu giấy hoặc không khớp: để riêng, chưa bày bán, gửi yêu cầu bổ sung cho nhà cung cấp.
Hàng thiếu giấy mà vẫn bày bán là rủi ro của chính cửa hàng: khi bị kiểm tra, người bán lẻ phải chứng minh được nguồn gốc hợp pháp. Lời hứa "giấy đang làm" của nhà cung cấp không giúp gì cho bạn trước đoàn kiểm tra.
Riêng với trường mầm non, nhóm trẻ
Trường không phải bên công bố hợp quy. Trường mua về để sử dụng nên không có nghĩa vụ chứng nhận hay công bố. Nhưng trường có trách nhiệm bảo đảm an toàn cho trẻ, và hồ sơ mua sắm có giấy tờ hợp quy là bằng chứng trường đã chọn hàng hợp pháp.
Đồ chơi, thiết bị theo danh mục của ngành giáo dục. Đồ chơi và thiết bị dạy học cho giáo dục mầm non có danh mục, yêu cầu riêng của ngành giáo dục. Danh mục đó nói về chủng loại, số lượng, công dụng; còn an toàn sản phẩm vẫn theo quy chuẩn đồ chơi. Hai lớp yêu cầu song song, không thay nhau.
Đồ chơi giáo viên tự làm. Đồ chơi tự làm từ vật liệu tái chế dùng trong lớp không phải hàng hoá lưu thông, nên không có thủ tục hợp quy. Nhưng nguyên tắc an toàn thì như nhau: tránh chi tiết nhỏ cho lớp nhà trẻ, tránh cạnh sắc, sơn không rõ nguồn gốc, dây dài.
Đồ chơi phụ huynh tặng. Trường nên có quy định nhận đồ chơi tặng: kiểm như hàng mua, đồ không rõ nguồn gốc hoặc có chi tiết nhỏ thì không đưa vào lớp nhà trẻ. Quy định rõ ràng giúp giáo viên từ chối mà không làm phật lòng phụ huynh.
Nhìn dấu hợp quy và nhãn bằng mắt: những điểm đáng ngờ
Dấu hợp quy có hình dạng, tỷ lệ do quy định thống nhất, được thể hiện trực tiếp trên sản phẩm, trên bao bì hoặc trên nhãn gắn vào sản phẩm, ở vị trí dễ thấy, dễ đọc. Dấu có thể phóng to, thu nhỏ nhưng phải giữ đúng tỷ lệ và nhận biết được bằng mắt thường. Bạn không cần thuộc kích thước chi tiết, chỉ cần so với một mẫu chuẩn trong văn bản hướng dẫn và để ý những chỗ khác thường.
Các dấu hiệu nên khiến bạn hỏi lại nhà cung cấp: dấu là một miếng tem rời dán chồng lên hộp, mép tem còn mới trong khi hộp đã cũ; dấu in lệch tỷ lệ, nét mờ như được scan lại; cùng một thùng mà món có dấu, món không; nhãn phụ tiếng Việt ghi tên đơn vị nhập khẩu khác với tên trên giấy chứng nhận; độ tuổi trên nhãn phụ khác hẳn độ tuổi in trên hộp gốc. Không dấu hiệu nào tự nó chứng minh hàng có vấn đề, nhưng mỗi dấu hiệu là một câu hỏi cần được trả lời bằng giấy tờ.
Ví dụ giả định: một cửa hàng nhận 40 hộp đồ chơi bác sĩ bằng nhựa. Hộp gốc in khuyến cáo cho trẻ từ 3 tuổi kèm biểu tượng cảnh báo chi tiết nhỏ, trong khi nhãn phụ tiếng Việt ghi "dành cho trẻ từ 18 tháng". Mâu thuẫn này có thể chỉ là lỗi dịch, nhưng nếu bày bán theo nhãn phụ, cửa hàng đang giới thiệu một món có chi tiết nhỏ cho trẻ dưới 36 tháng. Cách xử lý đúng là đề nghị nhà cung cấp sửa nhãn phụ theo kết quả thử trước khi bày bán.
Cách lưu hồ sơ để trả lời nhanh khi bị hỏi
Hồ sơ không cần phần mềm đắt tiền. Một cấu trúc thư mục đơn giản, đặt tên thống nhất là đủ cho cửa hàng hay trường quy mô nhỏ:
- Mỗi nhà cung cấp một thư mục; bên trong mỗi lần nhận hàng một thư mục con đặt tên theo ngày.
- Trong thư mục con: bản sao giấy chứng nhận, thông báo tiếp nhận công bố, hoá đơn, ảnh nhãn và dấu hợp quy của từng mã.
- Một bảng tổng hợp mã hàng, tên, nhà cung cấp, ngày nhận, thời hạn giấy chứng nhận để nhìn là biết giấy nào sắp hết hạn.
- Lưu cả bản điện tử lẫn một bản in cho các mã đang bày bán, vì đoàn kiểm tra có thể làm việc ngay tại quầy.
- Giữ hồ sơ cả sau khi hàng đã bán hết một thời gian, phòng khi khách khiếu nại hoặc có thông báo thu hồi.
Khi nhà cung cấp hay cơ quan quản lý phát thông báo thu hồi một mã, bảng tổng hợp giúp bạn biết ngay mình còn bao nhiêu, đã bán cho ai nếu có hoá đơn, để phối hợp thu hồi.
Khi phát hiện hàng đã nhận thiếu giấy hoặc nghi giả
Nếu đã nhận hàng rồi mới phát hiện giấy không khớp, việc đầu tiên là ngừng bày bán các mã đó và để riêng. Gửi văn bản hoặc tin nhắn có lưu vết cho nhà cung cấp, nêu cụ thể mã nào, thiếu giấy gì, đề nghị bổ sung trong một thời hạn hợp lý hoặc nhận lại hàng.
Nếu nghi giấy chứng nhận bị làm giả, có thể đối chiếu với tổ chức chứng nhận đứng tên trên giấy: tổ chức chứng nhận có trách nhiệm quản lý giấy đã cấp và thường xác nhận được giấy có phải do họ cấp hay không. Đừng tự đăng tên nhà cung cấp lên mạng xã hội để tố cáo; nếu có căn cứ về hàng giả, hàng không rõ nguồn gốc, gửi thông tin cho lực lượng quản lý thị trường.
Trong hợp đồng mua hàng dài hạn, nên ghi điều khoản: nhà cung cấp cam kết hàng đã hợp quy, cung cấp giấy tờ trước khi giao, chịu chi phí nhận lại và bồi thường nếu hàng không đáp ứng. Điều khoản này không làm thay đổi nghĩa vụ của bạn với cơ quan quản lý, nhưng giúp bạn đòi lại chi phí từ đúng người gây ra.
Câu hỏi thường gặp
Đồ chơi có dấu hợp quy nhưng nhà cung cấp không gửi giấy chứng nhận, có nên nhận không?
Dấu hợp quy là tín hiệu tốt nhưng chưa đủ để lưu hồ sơ, vì dấu có thể bị in tràn lên hàng chưa chứng nhận. Nên yêu cầu ít nhất bản sao giấy chứng nhận và thông báo tiếp nhận công bố. Nhà cung cấp từ chối gửi mà không có lý do hợp lý là điều đáng cân nhắc trước khi nhập tiếp.
Tra cứu ở đâu để biết tổ chức chứng nhận có được chỉ định?
Danh sách tổ chức chứng nhận, phòng thử nghiệm được chỉ định cho từng quy chuẩn thường được công bố trên cổng thông tin của Bộ Khoa học và Công nghệ và đơn vị chuyên trách về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng. Bạn tìm tên tổ chức, kiểm phạm vi chỉ định có đồ chơi trẻ em và thời hạn chỉ định.
Mua đồ chơi ở chợ đầu mối không có hoá đơn thì có bán được không?
Rủi ro rất cao. Người bán lẻ phải chứng minh được nguồn gốc hàng, và không có hoá đơn, chứng từ thì khó chứng minh. Nếu hàng không có dấu hợp quy, nhãn tiếng Việt, khả năng bị xử lý khi kiểm tra càng lớn. Nên chọn nhà cung cấp xuất được chứng từ cho từng lô.
Trường mầm non công lập mua sắm qua đấu thầu thì ai kiểm giấy tờ hợp quy?
Hồ sơ mời thầu nên ghi yêu cầu hàng hoá phải hợp quy và nhà thầu phải nộp giấy tờ chứng minh. Khi nghiệm thu, tổ nghiệm thu đối chiếu giấy tờ với hàng thực tế như các bước trong bài. Trách nhiệm cụ thể giữa bên mời thầu và nhà thầu theo hồ sơ thầu và quy định về mua sắm công hiện hành.
Giấy chứng nhận hết hạn sau khi đã nhận hàng thì hàng còn bán được không?
Hàng đã được sản xuất hoặc nhập khẩu, gắn dấu khi giấy còn hiệu lực thường vẫn lưu thông được. Điều cần lưu là bản sao giấy còn hiệu lực tại thời điểm lô hàng được làm ra, kèm chứng từ ngày nhận hàng. Lần đặt hàng sau nên yêu cầu giấy mới.