Một phiếu kết quả thử nghiệm dùng được cho hợp quy phải khớp ba thứ: đúng mẫu đại diện cho hàng của bạn, đúng các chỉ tiêu mà quy chuẩn yêu cầu, và do phòng thử nghiệm đủ điều kiện cho các phép thử đó thực hiện. Thiếu một trong ba, phiếu có đẹp tới đâu cũng chỉ là tờ giấy tham khảo.
Người mới thường nhìn vào cột kết quả và chữ "đạt" rồi cất phiếu đi. Bài này hướng dẫn đọc phiếu từ trên xuống như một người làm chất lượng: kiểm thông tin hành chính, phần mô tả mẫu, bảng chỉ tiêu, các ký hiệu hay gặp và câu chữ ở cuối phiếu. Đọc kỹ một lần, bạn sẽ biết phiếu có đủ để đưa vào hồ sơ hay phải hỏi lại phòng thử nghiệm.
Phiếu thử nghiệm chỉ nói về mẫu đã thử
Hầu hết phiếu thử nghiệm có một câu ở cuối, đại ý: kết quả chỉ có giá trị đối với mẫu thử. Câu này không phải chữ thừa. Phòng thử nghiệm chỉ biết những gì đã được gửi tới họ; họ không biết mẫu đó có giống hàng bạn bán hay không. Vì vậy, giá trị của phiếu với hợp quy phụ thuộc rất nhiều vào cách mẫu được chọn và gửi.
Khi tổ chức chứng nhận lấy mẫu tại xưởng hoặc tại kho, mẫu có tính đại diện cao hơn vì có một bên độc lập chọn. Khi doanh nghiệp tự gửi mẫu, phiếu thường ghi "mẫu do khách hàng gửi", và trách nhiệm về tính đại diện nằm trọn ở doanh nghiệp. Điều này không làm phiếu mất giá trị, nhưng bạn phải giữ được bằng chứng mẫu được lấy từ đâu, lô nào, theo cách nào.
Hiểu điều này giúp bạn tránh một ảo tưởng phổ biến: có phiếu đạt rồi thì yên tâm cho mọi lô hàng. Thực tế, phiếu chỉ là một lát cắt. Hàng sau đó vẫn phải được sản xuất đúng như mẫu, và đó là việc của kiểm soát sản xuất, không phải của phòng thử nghiệm.
Các phần trên một phiếu và cần kiểm gì
Bố cục phiếu khác nhau giữa các phòng, nhưng phần lớn có các phần dưới đây. Đi lần lượt từng phần, đánh dấu chỗ chưa ổn để hỏi lại.
| Phần trên phiếu | Nội dung thường có | Cần kiểm gì |
|---|---|---|
| Thông tin phòng thử nghiệm | Tên, địa chỉ, mã số đăng ký hoặc chỉ định, dấu công nhận nếu có | Phòng có đủ điều kiện cho các phép thử trong phiếu không |
| Thông tin phiếu | Số phiếu, ngày nhận mẫu, ngày thử, ngày phát hành | Ngày thử có sau ngày chốt thiết kế không; phiếu có quá cũ không |
| Thông tin khách hàng và mẫu | Tên người gửi, tên mẫu, ký hiệu, số lượng, tình trạng mẫu | Tên và ký hiệu có khớp sản phẩm bạn công bố không |
| Bảng kết quả | Chỉ tiêu, phương pháp thử, đơn vị, kết quả, có khi kèm mức yêu cầu | Có đủ chỉ tiêu của quy chuẩn không; phương pháp có đúng tiêu chuẩn viện dẫn không |
| Ghi chú | Ký hiệu, giới hạn phát hiện, phép thử do nhà thầu phụ làm | Có chỉ tiêu nào thử ở nơi khác hoặc ngoài phạm vi công nhận không |
| Kết luận và chữ ký | Có hoặc không có kết luận đạt; người có thẩm quyền ký | Nếu không có kết luận, bạn tự so với giới hạn của quy chuẩn |
Một số phòng chỉ trả kết quả đo, không kết luận đạt hay không đạt, trừ khi khách hàng yêu cầu so với một quy chuẩn cụ thể. Khi gửi mẫu cho mục đích hợp quy, ghi rõ mã quy chuẩn trong phiếu yêu cầu thử nghiệm để phòng thử đủ và so đúng.
Bảng chỉ tiêu: đọc từng cột
Cột chỉ tiêu. Đặt danh sách chỉ tiêu trong phiếu cạnh danh sách chỉ tiêu trong phần quy định kỹ thuật của quy chuẩn. Thiếu một chỉ tiêu bắt buộc là lỗi hay gặp nhất, thường do phiếu yêu cầu ghi chung chung "thử theo quy chuẩn" mà phòng chỉ thử các chỉ tiêu quen.
Cột phương pháp thử. Phương pháp phải là phương pháp quy chuẩn viện dẫn, hoặc phương pháp được quy chuẩn cho phép thay thế. Thử bằng một phương pháp khác có thể cho kết quả không so được với giới hạn của quy chuẩn.
Cột đơn vị. Kiểm đơn vị trong phiếu có cùng đơn vị với giới hạn trong quy chuẩn không. Lệch đơn vị, ví dụ một bên tính theo khối lượng, một bên theo diện tích, có thể khiến bạn so nhầm và kết luận sai.
Cột kết quả và mức yêu cầu. So từng con số với giới hạn. Với chỉ tiêu dạng giới hạn tối đa, kết quả phải không vượt; với chỉ tiêu dạng tối thiểu, kết quả phải không thấp hơn. Kết quả sát giới hạn là tín hiệu nên xem lại nguyên liệu, dù về mặt số học vẫn đạt.
Những ký hiệu và câu chữ hay làm người mới bối rối
Ký hiệu thường gặp nhất là các cách viết cho kết quả quá nhỏ để đo được: "nhỏ hơn" kèm một con số, "KPH" nghĩa là không phát hiện, hoặc ghi chú giới hạn phát hiện, giới hạn định lượng của phương pháp. Hiểu đơn giản, phòng thử nghiệm nói rằng lượng chất đó thấp hơn mức thiết bị và phương pháp đo được. Điều cần kiểm là giới hạn phát hiện đó có thấp hơn giới hạn cho phép của quy chuẩn không; nếu giới hạn phát hiện còn cao hơn mức cho phép thì kết quả "không phát hiện" chưa chứng minh được là đạt.
Một số phiếu ghi độ không đảm bảo đo bên cạnh kết quả, dạng một con số kèm dấu cộng trừ. Đây là khoảng dao động hợp lý của phép đo. Khi kết quả nằm rất sát giới hạn, độ không đảm bảo đo có thể làm kết luận trở nên không chắc chắn; khi đó nên trao đổi với phòng thử nghiệm và tổ chức chứng nhận về cách xử lý theo quy định.
Ghi chú về nhà thầu phụ cũng cần đọc: có phép thử do một phòng khác thực hiện. Khi đó bạn kiểm cả tư cách của phòng thực hiện phép thử đó. Còn những phép thử được đánh dấu là ngoài phạm vi công nhận thì không có nghĩa là sai, nhưng có thể không được chấp nhận cho mục đích hợp quy nếu quy chuẩn yêu cầu phòng được công nhận hoặc chỉ định.
Viết phiếu yêu cầu thử nghiệm để nhận về một phiếu dùng được
Phần lớn lỗi trên phiếu kết quả bắt nguồn từ phiếu yêu cầu gửi đi quá sơ sài. Khi gửi mẫu cho mục đích hợp quy, bạn nên làm theo các bước sau:
- Ghi rõ mục đích là phục vụ hợp quy và mã đầy đủ của quy chuẩn, kể cả năm ban hành và bản sửa đổi nếu có.
- Liệt kê từng chỉ tiêu cần thử theo phần quy định kỹ thuật của quy chuẩn, thay vì viết chung "thử theo quy chuẩn".
- Ghi tên mẫu và ký hiệu đúng như sẽ ghi trong hồ sơ công bố và trên nhãn, kèm ảnh chụp mẫu.
- Ghi thông tin lô, ngày sản xuất, cách lấy mẫu, và giữ lại mẫu đối chứng cùng đợt.
- Hỏi phòng thử nghiệm phép thử nào nằm trong phạm vi đủ điều kiện của họ, phép thử nào phải gửi nơi khác.
- Đề nghị phòng so kết quả với giới hạn của quy chuẩn và ghi kết luận, nếu họ có cung cấp.
Một phiếu yêu cầu rõ ràng tốn thêm nửa giờ chuẩn bị, nhưng có thể tiết kiệm cho bạn một lần thử lại và vài tuần chờ đợi. Nếu phòng thử nghiệm có mẫu phiếu yêu cầu riêng, bạn vẫn điền đủ các ý trên vào phần ghi chú hoặc gửi kèm một trang mô tả.
Năm tình huống phiếu "đẹp" mà vẫn không dùng được
Tên mẫu khác tên sản phẩm công bố. Mẫu ghi một tên, hồ sơ công bố ghi một tên khác, không có giải thích. Khi bị kiểm tra, bạn khó chứng minh hai thứ là một.
Phiếu đã cũ so với thay đổi của sản phẩm. Phiếu thử trước khi đổi nguyên liệu, đổi khuôn không còn đại diện cho hàng hiện tại.
Thử theo bản quy chuẩn đã bị thay. Phiếu so với giới hạn của bản cũ trong khi bản mới đã áp dụng với chỉ tiêu hoặc mức khác.
Phòng không đủ điều kiện cho phép thử đó. Phòng có thể đủ điều kiện cho nhiều phép thử khác, nhưng không cho đúng chỉ tiêu bạn cần, hoặc chưa được chỉ định cho quy chuẩn đó.
Phiếu của nhà cung cấp, không phải của bạn. Phiếu thử nguyên liệu hoặc thử thành phẩm do nhà cung cấp gửi kèm có thể là tham khảo tốt, nhưng thường không thay được kết quả thử sản phẩm của chính bạn theo quy chuẩn, trừ khi quy chuẩn hoặc tổ chức chứng nhận chấp nhận cách đó.
Lưu phiếu thế nào cho dùng được lâu
Phiếu thử nghiệm là một phần của hồ sơ kỹ thuật. Cách lưu gợi ý:
- Bản gốc cất theo sản phẩm, kèm phiếu yêu cầu thử nghiệm đã gửi và biên bản lấy mẫu nếu có.
- Bản chụp lưu trong thư mục chung của công ty, đặt tên theo mã sản phẩm, mã lô và ngày thử.
- Một trang tóm tắt ghi: quy chuẩn so sánh, các chỉ tiêu, kết luận, mẫu đối chứng đang cất ở đâu.
- Ghi chú khi sản phẩm thay đổi: phiếu nào còn đại diện, phiếu nào đã hết đại diện.
- Lịch thử lại định kỳ nếu bạn tự đánh giá hoặc nếu tổ chức chứng nhận yêu cầu giám sát.
Khi có đoàn kiểm tra hoặc khi khách hàng doanh nghiệp hỏi, bạn rút đúng phiếu, đúng lô trong vài phút, thay vì lục tìm trong hộp thư điện tử. Sự ngăn nắp này cũng là một cách cho thấy bạn kiểm soát được chất lượng.
Nếu bạn làm việc với tổ chức chứng nhận, hỏi họ giữ bản phiếu nào trong hồ sơ đánh giá và trong bao lâu. Hai bên giữ cùng một bộ phiếu, cùng cách đặt tên, thì khi giám sát định kỳ hay khi có khiếu nại, việc đối chiếu nhanh hơn nhiều và ít khả năng lẫn phiếu giữa các kiểu sản phẩm gần giống nhau.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu không ghi đạt hay không đạt thì có dùng làm hợp quy được không?
Có thể dùng nếu phiếu đủ chỉ tiêu, đúng phương pháp và do phòng đủ điều kiện thực hiện. Bạn hoặc tổ chức chứng nhận tự so kết quả với giới hạn của quy chuẩn. Lần sau, ghi rõ mã quy chuẩn khi gửi mẫu để phòng so luôn.
Kết quả ghi KPH có phải là đạt không?
Chưa chắc. Cần xem giới hạn phát hiện của phương pháp có thấp hơn giới hạn cho phép của quy chuẩn không. Nếu thấp hơn thì không phát hiện đồng nghĩa với đạt; nếu cao hơn, kết quả chưa đủ để kết luận và cần hỏi lại phòng thử nghiệm.
Phiếu thử nghiệm có thời hạn không?
Phiếu không có hạn theo nghĩa hành chính, nhưng chỉ còn giá trị khi sản phẩm không đổi và quy chuẩn không đổi. Với đường chứng nhận, giấy chứng nhận có thời hạn và lịch giám sát riêng; với tự đánh giá, nên có lịch thử lại định kỳ.
Dùng phiếu thử nghiệm của nước ngoài được không?
Tuỳ quy chuẩn và quy định thừa nhận kết quả. Kết quả của phòng nước ngoài chỉ được chấp nhận trong các trường hợp được quy định cụ thể, chẳng hạn theo thoả thuận thừa nhận lẫn nhau. Hỏi cơ quan quản lý hoặc tổ chức chứng nhận trước khi dựa vào nó.
Kết quả sát giới hạn có nên lo không?
Về số học vẫn đạt, nhưng là dấu hiệu nguyên liệu hoặc quy trình chưa có biên an toàn. Lô sau dao động một chút là có thể trượt. Nên xem lại nguồn nguyên liệu, tăng kiểm soát và cân nhắc thử thêm trước khi sản xuất lớn.
Phòng thử nghiệm trả thiếu chỉ tiêu thì xử lý thế nào?
Đối chiếu lại phiếu yêu cầu đã gửi. Nếu bạn đã yêu cầu thử theo đúng quy chuẩn mà phòng thử thiếu, đề nghị phòng thử bổ sung. Nếu yêu cầu ban đầu chưa rõ, gửi yêu cầu bổ sung với danh sách chỉ tiêu cụ thể và hỏi có cần mẫu mới không.