Dụng cụ, bao bì tiếp xúc thực phẩm nhập khẩu để bán tại Việt Nam thường phải qua hai lớp: người nhập khẩu tự công bố sản phẩm, và từng lô hàng phải qua kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm hàng nhập khẩu trước khi được thông quan, trừ trường hợp được miễn. Hai lớp này liên quan nhưng không thay nhau: bản tự công bố nói về sản phẩm, còn kiểm tra nhập khẩu nói về lô hàng cụ thể đang ở cửa khẩu.
Mức độ kiểm tra lô hàng chia thành phương thức giảm, thông thường và chặt, tuỳ lịch sử của sản phẩm và nhà sản xuất. Doanh nghiệp nhập lần đầu thường gặp phương thức thông thường; lô từng không đạt hoặc có cảnh báo thì bị kiểm chặt.
Bài này dành cho người nhập hộp nhựa, nồi chảo, bát đĩa, bình nước, bao bì đựng thực phẩm về bán hoặc dùng sản xuất. Thủ tục hải quan chung, thuế, và kiểm tra chất lượng hàng nhóm 2 không thuộc mảng thực phẩm được viết ở các bài khác. Quy định kiểm tra nhập khẩu được sửa nhiều lần, nên luôn đối chiếu văn bản hiện hành.
Hai lớp thủ tục và thứ tự làm
Lớp thứ nhất là tự công bố sản phẩm. Người nhập khẩu đứng tên, dựa trên phiếu kiểm nghiệm của sản phẩm theo quy chuẩn vật liệu tương ứng. Bản tự công bố thường là một trong những giấy tờ được dùng trong hồ sơ đăng ký kiểm tra lô hàng, nên cần làm trước hoặc song song với lô nhập đầu tiên, không để tới khi hàng đã nằm ở cảng.
Lớp thứ hai là kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm hàng nhập khẩu. Người nhập khẩu đăng ký với cơ quan kiểm tra được chỉ định, thường qua Cơ chế một cửa quốc gia; cơ quan kiểm tra xác định phương thức và trả kết quả; kết quả đạt là căn cứ để hải quan thông quan lô hàng.
Một thứ tự hợp lý cho lô đầu: chốt danh mục hàng và vật liệu với nhà sản xuất; xin mẫu, gửi kiểm nghiệm trong nước hoặc xem xét phiếu nước ngoài; tự công bố; đặt hàng và giao hàng; đăng ký kiểm tra khi hàng về. Làm ngược thứ tự thường dẫn đến hàng nằm kho bãi chờ giấy, tốn phí lưu container.
Với doanh nghiệp nhập nhiều mã hàng, nên lập một bảng theo dõi chung: mỗi mã hàng gắn với nhà sản xuất, vật liệu, số và ngày bản tự công bố, phiếu kiểm nghiệm dùng làm căn cứ, phương thức kiểm tra của lô gần nhất và kết quả. Bảng này giúp bạn biết ngay mã nào sắp phải làm lại, mã nào đang bị kiểm chặt, và trả lời nhanh khi cơ quan kiểm tra hay khách hàng doanh nghiệp hỏi. Người phụ trách xuất nhập khẩu và người phụ trách chất lượng nên cùng cập nhật một bảng, vì phần lớn lỗi nằm ở chỗ hai bộ phận giữ hai danh sách khác nhau.
Ba phương thức kiểm tra lô hàng nhập khẩu
Mức độ kiểm tra phụ thuộc lịch sử của sản phẩm, nhà sản xuất và các cảnh báo liên quan. Bảng dưới mô tả ở mức nguyên lý; điều kiện áp dụng và tỷ lệ cụ thể theo văn bản hiện hành.
| Phương thức | Thường áp dụng khi | Cơ quan kiểm tra làm gì |
|---|---|---|
| Kiểm tra giảm | Sản phẩm, nhà sản xuất đã có lịch sử đạt liên tục, hoặc có chứng nhận hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, hoặc từ nước có thoả thuận thừa nhận | Kiểm tra hồ sơ theo tỷ lệ chọn ngẫu nhiên |
| Kiểm tra thông thường | Trường hợp không thuộc giảm hay chặt, phổ biến với lô nhập đầu | Kiểm tra hồ sơ |
| Kiểm tra chặt | Lô trước không đạt, có cảnh báo của cơ quan trong nước hoặc nước ngoài, nghi ngờ về an toàn | Kiểm tra hồ sơ kết hợp lấy mẫu kiểm nghiệm |
Khi đã bị chuyển sang kiểm tra chặt, sản phẩm thường cần một số lần đạt liên tiếp mới quay lại phương thức thông thường. Một lô không đạt vì thế ảnh hưởng tới nhiều lô sau, không chỉ lô đó.
Những trường hợp thường được miễn kiểm tra
Quy định hiện hành có danh sách trường hợp miễn kiểm tra an toàn thực phẩm hàng nhập khẩu. Một số trường hợp hay gặp với dụng cụ, bao bì:
- Hành lý cá nhân, quà biếu, quà tặng trong định mức miễn thuế.
- Hàng mẫu để thử nghiệm, nghiên cứu, với số lượng phù hợp mục đích.
- Hàng trưng bày hội chợ, triển lãm, hàng tạm nhập tái xuất, hàng quá cảnh, chuyển khẩu, gửi kho ngoại quan.
- Nguyên liệu, dụng cụ, bao bì nhập để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu, hoặc để sản xuất nội bộ không tiêu thụ trong nước.
- Các trường hợp khác được liệt kê trong văn bản hiện hành.
Được miễn kiểm tra không có nghĩa là được bán. Hàng mẫu nhập miễn kiểm tra mà sau đó đem bán là sai mục đích; bao bì nhập để sản xuất nội bộ mà bán lại cho đơn vị khác cũng vậy. Ghi rõ mục đích nhập trên chứng từ và dùng đúng mục đích đó.
Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kiểm tra cho một lô
Thành phần hồ sơ cụ thể do văn bản hiện hành quy định và có thể khác theo phương thức. Trình tự chuẩn bị thực tế:
- Rà danh sách mặt hàng trong lô, đối chiếu mỗi mặt hàng với bản tự công bố tương ứng; mặt hàng nào chưa có thì tách xử lý trước.
- Chuẩn bị chứng từ thương mại: hợp đồng, hoá đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, khớp tên hàng với bản tự công bố.
- Nếu sản phẩm đủ điều kiện kiểm tra giảm, chuẩn bị giấy tờ chứng minh điều kiện đó.
- Đăng ký kiểm tra với cơ quan được chỉ định qua hệ thống điện tử nếu đã áp dụng, theo dõi yêu cầu bổ sung.
- Với kiểm tra chặt, phối hợp để cơ quan lấy mẫu; hàng thường phải được đưa về bảo quản theo quy định trong thời gian chờ kết quả.
- Nhận thông báo kết quả, nộp cho hải quan để thông quan; lưu kết quả cùng bộ hồ sơ của lô.
Nhãn phụ tiếng Việt là một phần quan trọng của hàng nhập khẩu, nhưng thuộc quy định về nhãn hàng hoá; ở đây chỉ nhắc rằng thông tin trên nhãn phụ phải khớp với bản tự công bố.
Lô hàng không đạt: các hướng xử lý
Tái xuất. Trả hàng về nước xuất khẩu hoặc chuyển sang nước thứ ba. Chi phí vận chuyển và lưu kho do người nhập khẩu chịu, nên hợp đồng mua hàng nên có điều khoản về trách nhiệm khi hàng không đạt kiểm tra nhập khẩu.
Chuyển mục đích sử dụng. Một số trường hợp có thể xin chuyển sang mục đích không tiếp xúc thực phẩm, nếu quy định cho phép và có sự đồng ý của cơ quan có thẩm quyền. Đây không phải lựa chọn mặc định; phải làm đúng thủ tục.
Tiêu huỷ. Khi không tái xuất hoặc chuyển mục đích được, hàng bị tiêu huỷ theo quy định, có giám sát và biên bản.
Quyền đề nghị kiểm nghiệm lại. Người nhập khẩu có thể đề nghị xem xét lại hoặc kiểm nghiệm lại theo trình tự quy định nếu có căn cứ cho rằng kết quả chưa chính xác. Giữ mẫu đối chứng và hồ sơ gốc để làm căn cứ.
Ảnh hưởng tới các lô sau. Ngoài lô bị xử lý, sản phẩm và nhà sản xuất có thể bị chuyển sang kiểm tra chặt cho các lô tiếp theo. Cần làm việc với nhà máy để tìm nguyên nhân trước khi đặt lô mới.
Điều khoản nên có trong hợp đồng với nhà sản xuất nước ngoài
Cam kết vật liệu cụ thể cho từng bộ phận. Ghi tên vật liệu, màu, lớp phủ của từng bộ phận tiếp xúc thực phẩm vào phụ lục hợp đồng, không chỉ ghi "food grade". Đây là căn cứ để đòi trách nhiệm khi lô hàng khác mẫu đã kiểm nghiệm.
Nghĩa vụ cung cấp mẫu và giấy tờ. Nhà sản xuất cung cấp mẫu đủ số lượng cho kiểm nghiệm, giấy xác nhận vật liệu, và phối hợp khi cơ quan kiểm tra cần thông tin bổ sung về quy trình sản xuất.
Thông báo trước khi thay đổi. Mọi thay đổi về nguyên liệu, nhà cung cấp phụ, chất màu, lớp phủ hay địa điểm sản xuất phải báo trước bằng văn bản. Thay đổi không báo là vi phạm hợp đồng.
Trách nhiệm khi lô hàng không đạt kiểm tra nhập khẩu. Thoả thuận rõ ai chịu chi phí tái xuất, lưu kho, tiêu huỷ, và có hoàn tiền hay giao bù không. Thiếu điều khoản này, người nhập khẩu thường gánh toàn bộ thiệt hại.
Mẫu đối chứng theo lô. Nhà sản xuất gửi kèm hoặc lưu mẫu đối chứng của mỗi lô xuất, để hai bên có căn cứ khi kết quả kiểm nghiệm tranh chấp.
Hàng mua qua sàn quốc tế và hàng tiểu ngạch
Nhiều chủ shop nhập đồ bếp qua đường gom hàng, mua trên sàn quốc tế rồi chuyển phát nhanh về, hoặc qua đường tiểu ngạch biên giới. Về nguyên tắc, khi hàng được đưa vào lưu thông để bán, nghĩa vụ đối với dụng cụ tiếp xúc thực phẩm vẫn tồn tại: phải có bên đứng tên tự công bố, và lô hàng phải đi đúng thủ tục kiểm tra nếu thuộc diện. Bán hàng mà không ai đứng tên công bố là rủi ro trực tiếp cho người bán.
Chính sách quản lý thương mại điện tử xuyên biên giới và hàng giá trị nhỏ đang được điều chỉnh, nên các ngưỡng miễn thủ tục cho hàng chuyển phát nhanh có thể thay đổi. Nếu bạn kinh doanh theo mô hình này, theo dõi văn bản mới của hải quan và cơ quan quản lý an toàn thực phẩm, và đừng dựa vào cách làm của người khác trên mạng.
Một cách an toàn hơn cho shop nhỏ là mua lại từ nhà nhập khẩu đã tự công bố và làm đủ thủ tục, giữ bản sao giấy tờ và hoá đơn. Giá vốn có thể cao hơn chút, nhưng bạn tránh được việc tự đứng tên chịu trách nhiệm cho một lô hàng mà mình không kiểm soát nguồn.
Câu hỏi thường gặp
Nhập hộp nhựa từ nước ngoài về bán có phải tự công bố không?
Có, nếu hộp dùng để chứa đựng thực phẩm và bán ra thị trường trong nước. Người nhập khẩu đứng tên tự công bố dựa trên phiếu kiểm nghiệm theo quy chuẩn nhựa tiếp xúc thực phẩm, và lô hàng còn phải qua kiểm tra an toàn thực phẩm nhập khẩu nếu không thuộc diện miễn.
Kiểm tra an toàn thực phẩm nhập khẩu và kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu có giống nhau không?
Không. Kiểm tra an toàn thực phẩm áp dụng cho thực phẩm và dụng cụ, bao bì tiếp xúc thực phẩm. Kiểm tra chất lượng áp dụng cho hàng nhóm 2 thuộc diện hợp quy của các bộ. Một sản phẩm như ấm siêu tốc có thể liên quan cả hai.
Hàng mẫu nhập về để chào hàng có phải kiểm tra không?
Hàng mẫu với số lượng phù hợp mục đích thử nghiệm, nghiên cứu thường thuộc diện miễn kiểm tra theo quy định. Tuy vậy, hàng mẫu không được đem bán. Khi chuyển sang nhập thương mại, phải làm đủ thủ tục.
Lô hàng nhập lần đầu bị kiểm tra theo phương thức nào?
Thường là kiểm tra thông thường, tức kiểm tra hồ sơ, trừ khi sản phẩm hoặc nhà sản xuất đáp ứng điều kiện kiểm tra giảm hoặc có lý do áp dụng kiểm tra chặt. Phương thức cụ thể do cơ quan kiểm tra xác định theo quy định hiện hành.
Bao bì nhập về để đóng gói sản phẩm của chính công ty có được miễn không?
Bao bì nhập chỉ để phục vụ sản xuất nội bộ, không bán ra thị trường, thường thuộc diện miễn tự công bố và miễn kiểm tra theo quy định. Bao bì vẫn phải an toàn, nên giữ giấy tờ chứng minh vật liệu để trình khi bị kiểm tra.
Hàng không đạt có được bán rẻ để thanh lý không?
Không. Dụng cụ, bao bì không đạt an toàn thực phẩm không được đưa vào lưu thông làm đồ tiếp xúc thực phẩm. Hướng xử lý là tái xuất, chuyển mục đích nếu được phép, hoặc tiêu huỷ theo quy định.