Với một container chứa nhiều loại hàng, nghĩa vụ hợp quy được xét theo từng dòng hàng chứ không theo cả container. Dòng nào thuộc diện quy chuẩn của bộ nào thì đăng ký kiểm tra theo bộ đó; dòng không thuộc diện làm thủ tục như hàng thông thường. Lô hàng bị treo lâu thường không phải vì có hàng thuộc diện, mà vì danh mục không đủ rõ để tách các dòng ra.
Kiểu nhập này rất phổ biến ở cửa hàng tổng hợp, shop bán online nhiều ngành, nhà nhập khẩu gom hàng từ các chợ đầu mối nước ngoài. Bài này đi qua cách lập danh mục, tách dòng, chia hồ sơ và xếp hàng trong kho sao cho phần hàng không vướng gì được giải phóng sớm, phần hàng thuộc diện được xử lý đúng.
Vì sao container hàng tổng hợp hay bị chậm
Trong một container có thể có năm mươi, một trăm, thậm chí vài trăm mặt hàng. Mỗi mặt hàng có mã HS riêng, và mỗi mã HS có thể thuộc hoặc không thuộc danh mục quản lý chất lượng của một bộ. Khi danh mục hàng ghi chung chung như "đồ gia dụng các loại", "đồ chơi nhựa các loại", cơ quan tiếp nhận không có cách nào biết dòng nào thuộc diện, và phản ứng an toàn là yêu cầu làm rõ.
Lý do thứ hai là hàng xếp lẫn. Một thùng có ba loại hàng khác nhau, một pallet trộn đồ điện với quần áo. Khi người lấy mẫu tới, họ cần tìm đúng mã thuộc diện, đúng số lượng khai báo. Hàng lẫn làm mất nhiều giờ, có khi phải dỡ cả container.
Lý do thứ ba là chứng từ không khớp. Hoá đơn ghi một kiểu, phiếu đóng gói ghi một kiểu, danh mục kèm đăng ký kiểm tra lại ghi kiểu khác. Khi số dòng lên tới hàng trăm, chỉ vài dòng lệch là đủ để cả bộ hồ sơ bị trả về bổ sung. Ba lý do này đều xử lý được trước khi hàng xuống tàu, nếu người nhập khẩu yêu cầu đúng từ nhà cung cấp.
Cũng nên nói thẳng một điều: container tổng hợp càng nhiều mã thì chi phí quản lý hợp quy trên mỗi đơn vị hàng càng cao, vì mỗi mã thuộc diện là một lần thử, một bộ giấy, một nhãn phụ riêng. Khi tính giá vốn, đừng chia đều chi phí đó cho cả container mà phân bổ vào đúng những mã gây ra nó; nhiều mã nhìn thì lãi, tính đủ thì không đáng nhập theo kiểu gom lẻ.
Lập danh mục hàng có thể tách được
Danh mục hàng là xương sống của cả lô. Một danh mục tốt cho container tổng hợp nên có đủ các cột dưới đây, làm thành bảng tính và gửi nhà cung cấp điền trước khi đóng hàng:
- Số thứ tự và mã hàng nội bộ, dùng xuyên suốt từ đặt hàng tới bán lẻ.
- Tên hàng mô tả rõ công dụng, vật liệu chính, có dùng điện hay pin không, có phát sóng không, có dành cho trẻ em không, có tiếp xúc thực phẩm không.
- Model hoặc mã sản phẩm của nhà sản xuất, ảnh sản phẩm và ảnh bao bì.
- Mã HS dự kiến do bên nhập khẩu xác định, không phó mặc cho nhà cung cấp.
- Số lượng, số thùng, số hiệu thùng chứa mã đó.
- Cột ghi chú: thuộc diện quy chuẩn nào, bộ nào, hay không thuộc diện, kèm căn cứ tra cứu.
Cột cuối là cột do bạn tự điền, không phải nhà cung cấp. Khi điền xong, bạn có ngay một bảng lọc được: bao nhiêu dòng thuộc diện, thuộc bộ nào, cần bao nhiêu bộ hồ sơ.
Chia hồ sơ theo bộ và theo cơ chế
Sau khi lọc, các dòng hàng thường rơi vào vài nhóm. Bảng sau là cách chia hồ sơ ở mức nguyên lý; cơ quan cụ thể và cách đăng ký từng nhóm bạn đối chiếu văn bản hiện hành.
| Nhóm dòng hàng | Việc phải làm | Ghi chú |
|---|---|---|
| Không thuộc diện quy chuẩn nào | Thủ tục hải quan thông thường | Vẫn phải đúng nhãn hàng hoá khi bán |
| Thuộc diện quy chuẩn của Bộ Khoa học và Công nghệ | Đăng ký kiểm tra với cơ quan được giao, chứng nhận theo quy chuẩn | Đồ điện, đồ chơi, mũ bảo hiểm, thiết bị vô tuyến… |
| Thuộc diện của Bộ Công Thương | Theo cơ chế của bộ này cho mặt hàng đó | Ví dụ dệt may về hoá chất, tuỳ danh mục |
| Vật liệu, dụng cụ tiếp xúc thực phẩm | Hồ sơ theo quy định ngành y tế | Tách riêng hộp, cốc, dụng cụ bếp |
| Hàng cần giấy phép hoặc công bố khác | Làm theo thủ tục riêng của mặt hàng | Mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế: ngoài phạm vi hợp quy |
Mỗi nhóm thuộc diện kiểm tra thường là một bộ đăng ký riêng với cơ quan tương ứng, nhưng cùng chung tờ khai hải quan hoặc tách tờ khai tuỳ hướng dẫn của hải quan nơi làm thủ tục. Hỏi trước đại lý hải quan hoặc hải quan cửa khẩu cách khai cho lô nhiều nhóm để tránh làm lại.
Xếp hàng trong container để kho làm việc nhanh
Danh mục chỉ giúp được nửa việc. Nửa còn lại là cách hàng nằm trong container. Bạn nên yêu cầu nhà cung cấp hoặc bên gom hàng xếp theo nguyên tắc mỗi thùng một mã, các thùng cùng nhóm thuộc diện đặt gần nhau, ưu tiên xếp ở phía cửa container để dỡ ra trước. Mặt ngoài thùng có số hiệu khớp với danh mục.
Khi hàng về kho, khu chờ kết quả nên tách khỏi khu hàng đã được bán. Một cách đơn giản là dùng băng dính màu khác nhau cho từng trạng thái: một màu cho hàng thuộc diện đang chờ, một màu cho hàng đã có kết quả, một màu cho hàng không thuộc diện. Thủ kho chỉ xuất theo màu đã được phép.
Ví dụ giả định: một shop ở Hải Phòng nhập container gồm một trăm hai mươi mã. Lần đầu, hàng xếp lẫn, người lấy mẫu mất gần cả ngày để tìm mười lăm mã đồ chơi và mười mã đồ điện. Lần sau, họ yêu cầu xếp theo nhóm và dán số thùng, phần lấy mẫu xong trong một buổi sáng, phần hàng không thuộc diện được đưa lên kệ sớm hơn nhiều ngày.
Những dòng hàng dễ xếp nhầm nhóm
Đồ trang trí có đèn. Một chiếc đèn ngủ hình thú, dây đèn trang trí, cây thông có đèn: có dùng điện thì cần xem danh mục thiết bị điện; nếu có hình dạng hấp dẫn trẻ nhỏ thì còn câu hỏi có bị coi là đồ chơi không.
Dụng cụ nhà bếp có phần điện. Máy đánh trứng, máy xay mini, cân điện tử nhà bếp vừa là đồ điện vừa có bộ phận tiếp xúc thực phẩm.
Phụ kiện điện thoại. Cáp sạc, củ sạc, sạc dự phòng, tai nghe không dây mỗi thứ một cách quản lý khác nhau.
Đồ dùng trẻ em không phải đồ chơi. Bình sữa, thìa ăn dặm, quần áo trẻ nhỏ có thể thuộc nhóm tiếp xúc thực phẩm hoặc nhóm dệt may, không phải nhóm đồ chơi.
Đồ dùng cá nhân chạy pin. Máy cạo râu, máy tỉa lông, quạt cầm tay, đèn đội đầu: có loại thuộc diện thiết bị điện, có loại không, tuỳ danh mục và cách cấp nguồn. Bộ sạc đi kèm lại có thể là đối tượng riêng.
Hàng dệt may lẫn trong hàng gia dụng. Khăn bếp, tạp dề, rèm cửa, bọc ghế thường bị xếp vào nhóm gia dụng trên danh mục, trong khi về quy chuẩn chúng có thể thuộc nhóm dệt may về hoá chất. Tách riêng ra để khỏi sót.
Hàng mô tả bằng tên thương mại. Tên bán hàng như "máy thần kỳ", "đồ chơi thông minh" không nói lên công dụng thật. Luôn mô tả theo chức năng và vật liệu.
Phối hợp với bên gom hàng và đại lý hải quan
Container tổng hợp thường đi qua ít nhất hai bên trung gian: bên gom hàng ở nước xuất khẩu, nhận hàng từ nhiều xưởng rồi đóng chung, và đại lý hải quan ở Việt Nam, người khai tờ khai. Cả hai đều ảnh hưởng tới việc tách dòng có trơn tru hay không, nên bạn cần giao việc cho họ bằng văn bản ngay từ đầu.
Với bên gom hàng, yêu cầu tối thiểu là nhận hàng theo danh mục của bạn, kiểm số lượng từng mã, chụp ảnh từng thùng trước khi đóng, xếp theo nhóm đã thống nhất và gửi lại phiếu đóng gói thực tế. Phiếu đóng gói thực tế thường khác kế hoạch ở vài dòng vì xưởng giao thiếu, giao thừa hay giao nhầm mẫu. Có phiếu này trước khi tàu cập, bạn kịp sửa danh mục và đăng ký kiểm tra cho khớp.
Với đại lý hải quan, gửi danh mục đã có cột thuộc diện ngay khi có vận đơn, kèm các căn cứ tra cứu bạn đã lưu. Đại lý có kinh nghiệm thường phát hiện dòng nào dễ bị hỏi lại, mã HS nào hay bị tranh luận. Tuy vậy, đại lý làm theo thông tin bạn cung cấp; nếu mô tả gốc sai, họ không có cách nào biết. Trách nhiệm về tính đúng của mô tả và mã HS vẫn nằm ở bên nhập khẩu.
Khi một vài dòng chưa xác định được
Container tổng hợp hầu như lúc nào cũng có vài dòng mà bạn không chắc. Thay vì để những dòng đó làm treo cả lô, có hai cách. Cách thứ nhất là hỏi cơ quan chuyên ngành trước khi hàng xuống tàu, gửi ảnh, mô tả, thông số. Cách thứ hai, nếu thời gian không cho phép, là cân nhắc bỏ những dòng đó ra khỏi lô, nhập riêng sau khi đã có câu trả lời.
Không nên khai mô tả mơ hồ với hy vọng dòng đó lọt qua. Khai sai mô tả hay mã HS để né kiểm tra là vi phạm và còn kéo theo rủi ro truy thu, xử phạt khi bị kiểm tra sau thông quan. Hơn nữa, hàng chưa hợp quy khi đã lên kệ có thể bị buộc thu hồi, chi phí lớn hơn nhiều so với vài ngày hỏi cho rõ.
Một thói quen tốt là lưu một tệp "mặt hàng đã xác định" của riêng bạn: mã hàng, mô tả, mã HS, thuộc diện gì, căn cứ, ngày tra. Lô sau gặp lại mặt hàng cũ là dùng được ngay, chỉ cần kiểm lại xem danh mục, quy chuẩn có thay đổi kể từ lần tra trước không.
Câu hỏi thường gặp
Container chỉ có vài thùng hàng thuộc diện thì có phải chờ cả container không?
Tuỳ cơ chế áp dụng và cách hải quan nơi làm thủ tục hướng dẫn. Ở nhiều trường hợp, các dòng không thuộc diện được thông quan bình thường, còn dòng thuộc diện xử lý theo cơ chế kiểm tra. Danh mục rõ ràng và hàng xếp tách nhóm giúp việc tách được chấp nhận dễ hơn.
Có thể khai một mã HS chung cho nhiều mặt hàng giống nhau không?
Mã HS do bản chất từng mặt hàng quyết định, không chọn theo sự thuận tiện. Các mặt hàng thực sự cùng mã có thể gom một dòng, nhưng phần mô tả vẫn nên đủ chi tiết để cơ quan kiểm tra biết đâu là hàng thuộc diện quy chuẩn và đâu là không.
Ai chịu trách nhiệm điền cột thuộc diện trong danh mục?
Nhà nhập khẩu. Nhà cung cấp nước ngoài thường không biết quy định Việt Nam. Bạn có thể nhờ đại lý hải quan hay tổ chức chứng nhận góp ý, nhưng quyết định và trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về bên đứng tên nhập khẩu.
Hàng thuộc diện của hai bộ trong cùng một container thì có phải làm hai lần lấy mẫu không?
Thường là hai bộ hồ sơ, có thể hai tổ chức chứng nhận và hai lần lấy mẫu. Bạn có thể đề nghị phối hợp lịch lấy mẫu cùng ngày để giảm số lần mở kho, nhưng thủ tục của mỗi bộ vẫn tách riêng.
Một dòng hàng bị phát hiện thuộc diện sau khi đã thông quan thì xử lý ra sao?
Bạn nên dừng bán dòng đó, liên hệ cơ quan kiểm tra hoặc tổ chức chứng nhận để biết cách khắc phục theo quy định hiện hành. Chủ động báo và khắc phục sớm thường tốt hơn để cơ quan chức năng phát hiện qua kiểm tra trên thị trường.